Kaip įmonė „UAB Ferumeta“ automatizavo savo darbo laiko apskaitą?
UAB Ferumeta yra jau virš 6 metų veikianti metalo apdirbimo įmonė, kuri gamina įvairius plieno gaminius: statybines konstrukcijas, detales baldų pramonei, konteinerius, stelažus ir kitą technologinę įrangą gamybos pramonei. Teikianti įvairias paslaugas nuo suvirinimas ar metalo pjovimas iki cinkavimo ar surinkimo.
Kaip darėte laiko apskaitą prieš pradedant naudotis “Begin”?
Prieš pradedant naudotis “Begin” sistema UAB Ferumeta darbuotojų darbo laiko apskaitos informaciją rinko rankiniu būdu - popieriniame tabelyje. Kiekvienas darbuotojas užrašydavo kada jis atvyksta į darbus ir kada išvyksta, vėliau ši informacija būdavo perduodama buhalterijai. Šis skyrius būdavo atsakingas už darbo laiko apskaitos skaitmenizavima - perkėlimą į ”excel”, bei sistemizavimą - įvairių ataskaitų sudarymą.
Kol įmonė buvo maža šie procesai, neužimdavo daug laiko, tačiau įmonei plečiantis šias užduotis įgyvendinti darydavosi vis sunkiau ir ilgiau. Taip pat kadangi visi žingsniai buvo paremti rankiniu darbu visada išlikdavo galimybė žmogiškai klaidai įsivelti. Darbuotojų kontrolės faktorius taip pat būdavo labiau komplikuotas. Norint patikrinti ar visi darbuotojai atvyko reikėdavo fiziškai eiti į darbo vietas ir tikrinti, įmonės atstovė teigia, kad kartais “sugaudyti” darbuotojus būdavo ypač sunku, nes jie dirbdavo skirtingomis valandomis.
Kuo pasikeitė šios informacijos rinkimas, kai pradėjote naudotis Begin?
Įmonės atstovė mano, jog pradėjus naudotis Begin darbo laiko apskaitos procesai labai palengvėjo. Visų pirma atsirado vadovams lengva galimybė stebėti darbuotojų punktualumą bei darbo laiką, vietoje fizinio patikrinimo, dabar galima iš bet kurios vietos “Begin” sistemoje pamatyti kas ir kada darbuojasi.
Taip pat vadovai įvykus viršvalandžiams gali lengvai juos valdyti ir apskaičiuoti. Procesai palengvėjo ir buhalterijai, jai anksčiau reikėjo visus duomenis perkelti iš popierinių tabelių į “excel” programą, dabar “Begin” sistema tokį failą sugeneruoja vos per keletą sekundžių. Turint visus darbo laiko duomenis “po ranka” atlyginimo ir kitų ataskaitų apskaičiavimas pasidarė daug paprastesnis ir greitesnis.
Kaip veikia „Begin“ darbo laiko apskaitos programinė įranga?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas. Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
Sutaupykite laiko automatizuojant darbo laiko apskaitos ir registracijos procesus
