Viskas, ką reikia žinoti apie darbo laiko apskaitos žiniaraštį
Šiandien išlaidos, susijusios su verslu, yra didelės, o įmonės ieško būdų, kaip šias išlaidas kuo daugiau sumažinti.
Vienas iš sprendimų yra, pavyzdžiui, perkelti darbo laiko apskaitą iš popierinio darbo laiko apskaitos žiniaraščio į programinį sprendimą.
Tai padeda išlaikyti įmonės konkurencingumą ir įvairiais būdais mažinti bendro pobūdžio išlaidas.
Naudojant tinkamo tipo darbo laiko apskaitos programinę įrangą, galima patogiai susumuoti valandas ir gauti tikslią informaciją apie tai, kur ir kaip darbuotojas leidžia laiką.
Koks yra darbo laiko apskaitos žiniaraščio tikslas?
Darbo aplinkoje pagrindinis darbo laiko apskaitos žiniaraščio tikslas yra:
- Darbo užmokesčio apskaita
- Personalo valdymas
- Buhalterinė apskaita
Darbo laiko apskaitos žiniaraštis veikia kaip duomenų bazė, kurioje yra reikalinga informacija, kad darbdaviai galėtų teisingai mokėti darbuotojams darbo užmokestį.
Taip pat, kilus ginčui, jis yra atlikto darbo įrodymu.
Tvarkaraštis taip pat gali būti naudojamas ir projektams valdyti. Žinant, kiek laiko komanda atlieka tam tikras užduotis, yra paprasčiau paruošti kainų pasiūlymus klientams ir patobulinti savo darbo organizavimą.
Derinant darbo laiko apskaitos žiniaraštį su kitais metodais ar priemonėmis, darbo laiko apskaičiavimas tampa daug skaidresnis.
Daugiau administratorių mato, kiek valandų buvo dirbama, kiek laiko truko pertraukos ir kada buvo darbuotojo laisva diena.
Darbuotojai taip pat mato savo darbo laiko apskaitą
Patarimai, ką padaryti jog darbuotojas laiku užpildytų darbo laiko apskaitos žiniaraštį
1. Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai turi būti kuo paprastesni
Darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymas neturėtų trukti ilgiau nei 5-10 minučių.
Jei darbuotojas savo darbo valandų apskaitai naudoja sistemą, kuri užima 30 minučių ar daugiau, jis gali nusivilti, o įmonė prarasti daug laiko, kurį būtų buvę galima geriau skirti kitai veiklai.
2. Darbo laiko apskaitos žiniaraščių pateikimas turi būti kuo paprastesnis
Daugelis įmonių naudoja sudėtingus ar varginančius darbo laiko apskaitos procesus.
Supaprastinkite arba automatizuokite juos ir žmonės savo darbo valandas pateiks laiku žinodami, kad tai yra lengvas ir greitas procesas.
3. Paaiškinkite, kokią naudą darbuotojams teikia laiku pateikiami darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
Paaiškinkite savo priežastis. Informuokite, kaip bus (ir kaip nebus) naudojami su darbo laiko apskaita susiję duomenys.
Paaiškinkite išdirbto laiko įvedimo vertę visiems darbuotojams
Kai paaiškinsite darbuotojams, kad pateikimas laiku padeda pagreitinti apskaitos ciklą, padidinti finasų srautus ir laimėti įgyvendinti daugiau projektų (tai gali reikšti daugiau finasų kiekvienam), parodysite jiems, kodėl tai naudinga ir paskatinsite darbuotojus prisidėti.
Automatizuotas darbo laiko apskaitos žiniaraštis leidžia apsisaugoti nuo didelių išlaidų
4. Automatizuokite darbo laiko apskaitos žiniaraščius
Likviduokite kuo daugiau rankiniu būdu atliekamų procesų.
Tai sutaupo daugybę valandų su darbo laiko apskaitos žiniaraščiu susijusio administracinio darbo ir padeda sumažinti žmogiškųjų klaidų atsiradimą.
Darbo laiko apskaitos procesų automatizavimas padeda darbuotojams padaryti darbo laiko apskaitos žiniaraščius labiau prieinamus, o tai sukuria skaidrumą visoje įmonėje.
5. Nebauskite žmonių už sąžiningumą
Gana lengva rasti darbuotojų, kurie informuoja apie darbo valandas pagal projektą, tačiau gana sunku rasti darbuotojų, kurie (nuosekliai ir be baimės) informuoja apie darbo valandas ne projekto metu.
Užuot bausdami žmones už tai, kad jie leidžia laiką kitai veiklai, naudokite šią informaciją kaip galimybę nustatyti problemos šaltinį ir ją išspręsti.
6. Venkite premijų ir bausmių sistemos
Kai kurios įmonės taiko nuobaudas, siekdamos užtikrinti, kad darbo valandos būtų pateiktos laiku (pvz., sulaiko mokėjimą, jei darbo valandos nėra pateiktos laiku).
Nors tai gali padėti išspręsti problemą tuo momentu, tai visgi nėra teisingas problemos sprendimas.
Bausmių/premijų sistemos naudojimas gali pakenkti komandos vienybei ir sukurti nepasitikėjimo tarp vadovų ir darbuotojų atmosferą.
Jei supaprastinate savo darbo laiko apskaitos žiniaraščio pateikimo procesą, informuojate apie priežastis ir privalumus, bet vis tiek yra tų, kurie nepateikia laiku savo darbo laiko apskaitos žiniaraščių, pagalvokite, ar tie pavieniai darbuotojai, kurie to negali padaryti, yra tinkami žmonės jūsų bendrovei.
Tradicinis darbo laiko apskaitos žiniaraštis nėra pats geriausias sprendimas
Popierinis darbo laiko apskaitos žiniaraštis ilgą laiką buvo geru pagalbininku renkant informaciją, susijusią su darbo valandomis, tačiau dabar jau nebėra pats geriausias sprendimas.
Pasaulis vystosi labai greitais tempais ir toks sprendimas nebėra tvarus šiandieniniame versle.
Teisingas darbo laiko apskaičiavimo metodas gali gerokai pakeisti kasdienę įmonės veiklą ir sutaupyti daug laiko Jums ir Jūsų darbuotojams.
Problemos, kurios iškyla pildant popierinę lentelę, yra gana panašios: darbo valandos surašomos atsitiktine eilės tvarka, pamirštama laiku pateikti duomenis, darbo laikas nėra skaidrus.
Tai gana dažni reiškiniai, kai yra naudojami pasenę metodai. Laimei, yra įvairių būdų ir technologijų, kaip supaprastinti visą procesą.
Kodėl reikia registruoti darbo laiką?
Net ir tos įmonės, kurios savo kasdienėje veikloje viską atlieka gan sklandžiai, gali veltui švaistyti brangų laiką.
Pavyzdžiui, kai kurie darbuotojai turi per ilgas pietų pertraukas arba leidžia laiką naršydami internete vietoje to, kad dirbtų, arba koks nors gamybos procesas užtrunka ilgiau nei turėtų.
Naujų sistemų dėka įmonės gali nustatyti vietas, kuriose laikas gali būti naudojamas efektyviau, ir tokiu būdu būtų pagerinamas darbo efektyvumas.
Kokių technologinių priemonių dėka galima paspartinti darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymą?
1. Excel
Universali darbo priemonė, kuri yra beveik visuose kompiuteriuose. Leidžia susikurti skirtingas lenteles, kurias galima pritaikyti pagal konkrečios įmonės pageidavimus.
- Greitas būdas tvarkyti duomenis
- Daug funkcijų
- Kartais sunku naudoti
- Vienu metu informaciją į sistemą gali įvesti tik vienas asmuo
2. Google Sheets
Debesyje laikoma sistema, kurioje galima sukurti tinkamą dokumentą ir pasidalinti juo su savo darbuotojais.
- Pilvepõhine
- Tasuta saadaval
- Kohati aeglane
- Limiteeritud võimalustega
3. Programinis sprendimas (žiūrėti ČIA)
Nors šiandieninėje rinkoje yra įvairių tipų laiko stebėjimo programinių įrangų, jos visos tarnauja vienam tikslui – vesti darbo laiko apskaitą.
Programinės įranga „Begin“ darbo laiko apskaitą galima vesti įvairiais būdais, o darbo laiko apskaitos lentelė yra patogi jos dalis.
- Daug funkcijų
- Tinka mobilioms įmonėms
- Internete veikianti programa nėra tokia patogi naudoti mobiliuose įrenginiuose
- Labiau tinka mažoms ir vidutinio dydžio įmonėms
Išvados
Įmonės yra skirtingos ir informacija, kuri renkama apie darbo laiką, yra skirtinga.
Google ar Excel tikrai nėra tinkamas pagalbininkas visoms įmonėms, tačiau tai – paprastesnių problemų sprendimo būdas.
Tačiau norint gauti konkretesnę ir tikslesnę informaciją, reikėtų naudoti specialų sprendimą. Bendri darbo įrankiai nepateikia detalios ir išsamios informacijos.
Automatizuotas darbo laiko apskaitos žiniaraštis leidžia apsisaugoti nuo didelių išlaidų
