Logistikos sektoriui: kaip Via 3L OÜ sutaupė beveik 41 500 EUR per metus?
Via 3L OÜ – 2001 metais Estijoje įkurta įmonė, kurios pagrindinė sritis – logistikos ir tarptautinio transporto paslaugų teikimas, šiandien išsiplėtusi į kitas Baltijos šalis, veikianti Taline, Rygoje ir Vilniuje. Įmonėje dirba daugiau nei 500 darbuotojų, ji valdo daugiau nei 73 000 kvadratinių metrų modernių sandėlių plotų, todėl klientams gali pasiūlyti paslaugas pervežimams ir sandėliavimui normalioje, vėsioje ir šaldiklio temperatūroje.
„Via 3L OÜ“ „Begin“ programinę įrangą pradėjo naudoti 2019 m. Jelena Praakel pasakojo, kaip darbo laiko apskaitos procesas vyko iki “Begin” ir kaip jis pasikeitė įvedus naują sistemą.
Kokia situacija buvo prieš pradedant programinę įrangą „Begin“?
Prieš pradėdami, Via 3L darbo valandoms apskaičiuoti naudojo Excel. Tiek mažesniuose, tiek didesniuose skyriuose visa struktūra buvo labai paprasta: padalinių vadovai tiesiog fiksuodavo aštuonias valandas darbo laiko ir niekas nestebėjo, ar žmogus iš tikrųjų dirba ir ar šos valandos buvo išdirbtos, ar ne. Skirtumas buvo tas, kad mažesniuose skyriuose vienu metu dirba apie 6-8 darbuotojai ir tokį skyrių lengviau valdyti, o didesniame padalinyje vienu metu dirbo daugiau nei 40 darbuotojų ir yra labai sunku vienam asmeniui jį valdyti Excel skaičiuoklėje be kokios nors pagalbos.
Nuolat pasitaikydavo klaidų – kuris nors skyriaus vadovas mėnesio pabaigoje pildydavo Excel ir tokiu atveju darbuotojas būdavo pažymimas darbui net tada, kai iš tikrųjų darbuotojas sirgo ar atostogaudavo visą savaitę, o kai kuriais atvejais darbuotojams už tai taip pat buvo net ir sumokėta. Tačiau didžiausias tokio proceso trūkumas buvo realaus laiko įžvalgos trūkumas. Tai reiškė, kad jei darbuotojui buvo numatytas 8 valandų darbo grafikas, tačiau jis išėjo vidurdienį, atėjo į darbą vėliau arba išėjo anksčiau, darbuotojui vis tiek buvo mokama už 8 valandas, nes ir padalinių vadovams buvo pilnos rankos ir tai ne visada buvo daromi iš karto pakeitimai.
Vienintelis kontrolės būdas, kurį turėjo Via 3L, buvo ankstesnis atostogų ir ligos suvedimas į darbo užmokesčio apskaitos programinę įrangą. Jei „Excel“ tabeliuose pateiktos darbo valandos nesutapdavo su darbo užmokesčiu buhalteris pastebėdavo klaidą ir turėdavo ją ištaisyti, išsiaiškinti situaciją.
Kaip pasikeitė situacija įdiegus „Begin“ programinę įrangą?
Siekdami suprasti, kiek Begin programinė įranga padėjo Via 3L sutaupyti, paprašėme Jelenos pasidalinti su mumis skaičiais apie vieną iš įmonės skyrių. Sužinojome, kad įmonės padalinyje iš viso dirba 40 žmonių ir darbdavio savikaina vienam darbuotojui – 7,50 €/val. Taip pat domėjomės, kiek anksčiau darbuotojai galėjo apvalinti valandas savo naudai (valandų apvalinimas ne visada buvo piktybinis), o tai, pasak Jelenos, galėjo būti apie 30 minučių.
Remdamiesi šiais skaičiais, galime atlikti pirmąjį skaičiavimą:
(Darbuotojų skaičius x valandų apvalinimas) / 60 (valandos perskaičiuojamos į minutes) x darbo dienų skaičius x darbuotojo atlyginimas x 12 (mėnesių skaičius), t.y.:
(40 x 30) /60 x 21 x 7.5 x 12 = 37 800 €/metus
Kitam skaičiavimui pažvelgėme į tai, kiek laiko „Begin“ laiko sutaupo administratoriui tvarkančiam darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Darbo užmokesčio apskaitos paruošimas atlyginimo apskaičiavimo sistemoms = 24 val./mėn. Kasdienis laiko taupymas viduriniosios grandies vadovams - administracijos vienam darbuotojui = 1 val./mėn
Atitinkamai, skaičiavimas atrodo taip:
(24+6) x 10 x 12= 3600 €/metai Iš viso tai sudaro 41 400 eurų per metus
Anot Jelenos, situacija iki „Begin“ pristatymo buvo katastrofiška. Kadangi tiek buhalterijos, tiek personalo skyriai kas mėnesį iškeldavo tą pačią problemą, kartu buvo nuspręsta, kad visam ankstesniam procesui reikia geresnio sprendimo. „Dėka „Begin“ programinės įrangos mūsų laiko apskaitos procesai gerokai pagerėjo. Dabar turime įžvalgą realiuoju laiku, o programinė įranga atlieka didžiąją dalį darbo už mus.“, – sakė „Via 3L OÜ“ personalo vadovė Jelena Praakel.
Sąnaudų apskaičiavimas vos keliais mygtukų paspaudimais
Kaip veikia Begin?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
