Kaip įmonė UAB "Riešės baldai" automatizavo savo darbo laiko apskaitą?
UAB „Riešės baldai" – jau daugiau nei 20 metų veikianti gamybos įmonė, kurianti išskirtinius, nestandartinio dizaino baldus ir interjero detales namams bei įvairiems industriniams ir visuomeniniams projektams – nuo pirminės idėjos iki įgyvendinimo. Įmonė daugiausia dirba su žinomų prekės ženklų parduotuvėmis, viešbučiais, SPA centrais, sporto klubais, restoranais ir kavinėmis, taip pat įgyvendina gyvenamųjų erdvių projektus Lietuvoje ir užsienyje.
Kaip darėte laiko apskaitą prieš pradedant naudotis „Begin"?
Prieš pradedant naudotis „Begin" darbo laiko registracijos sistema, UAB „Riešės baldai" darbuotojų darbo laiko apskaitos informaciją rinko rankiniu būdu – popieriniuose tabeliuose. Šiuose žiniaraščiuose informacija buvo renkama ne tik darbo laiko apskaitai, bet ir darbuotojų punktualumo bei lankomumo kontrolei. Norint patikrinti, ar visi darbuotojai atvyko, reikėdavo fiziškai eiti į darbo vietas. Įmonės atstovė teigia, kad kartais „sugaudyti" darbuotojus būdavo ypač sunku, nes jie dirbdavo skirtingomis valandomis. Kiekvieną dieną vadovai fiksuodavo darbuotojų atvykimus, o darbuotojai patys užrašydavo, kada išvyksta. Vėliau ši informacija būdavo perduodama buhalterijai ir personalo skyriui.
Šie skyriai buvo atsakingi už darbo laiko apskaitos skaitmenizavimą – duomenų perkėlimą į „Excel" ir atlygio išmokėjimo sistemą „Rivilė". Priklausomai nuo konkretaus mėnesio darbo valandų skirtumų, darbuotojų atostogų ar ligos atvejų, šis procesas dažnai užsitęsdavo ir atimdavo daug laiko, kuris galėjo būti skirtas kitoms užduotims. Kadangi visi šie žingsniai buvo paremti rankiniu darbu, visada išlikdavo žmogiškų klaidų rizika.
Kuo pasikeitė, kai pradėjote naudotis „Begin"?
Įmonės atstovė teigia, kad pradėjus naudotis „Begin", darbo laiko apskaitos ir informacijos rinkimo procesai gerokai palengvėjo. Visų pirma, vadovams atsirado daug paprastesnė galimybė stebėti darbuotojų punktualumą, lankomumą ir bendrą darbo laiką – dabar bet kuriuo metu „Begin" sistemoje galima matyti, kas ir kada dirba. Esant nukrypimams nuo nustatyto darbo grafiko, atsakingi asmenys automatiškai gauna pranešimus apie darbuotojų neatvykimus ar vėlavimus, todėl nebereikia atlikti fizinių patikrinimų, kurie anksčiau buvo būtini.
Kadangi įmonė užsiima ne tik gamyba, bet ir baldų surinkimo darbais, ji taip pat naudoja „Begin" mobiliąją programėlę mobilių darbuotojų darbo laikui registruoti. Procesai ženkliai palengvėjo ir buhalterijai – jei anksčiau reikėdavo visus duomenis rankiniu būdu perkelti iš popierinių tabelių į „Excel", dabar „Begin" sistema tabelio failą sugeneruoja vos per kelias sekundes. Be to, „Begin" ataskaitų modulyje galima rasti ne tik darbo laiko tabelius, bet ir integraciją su „Rivilės" atlyginimų išmokėjimo sistema, kuri leidžia per mažiau nei minutę perkelti ir paruošti apskaitos duomenis atlyginimų apskaičiavimui ir išmokėjimui.
Prieš pradėdama naudotis „Begin", UAB „Riešės baldai" darbo laiko apskaitą vykdė rankiniu būdu, o tai reikalavo daug papildomo laiko, sudėtingo koordinavimo tarp skyrių ir kėlė žmogiškų klaidų riziką. Įdiegus „Begin", darbo laiko rinkimas, darbuotojų punktualumo stebėjimas ir duomenų paruošimas apskaitai tapo centralizuotas, automatizuotas ir pasiekiamas realiu laiku. Tai leido įmonei ne tik sutaupyti administracinio darbo laiko, bet ir užtikrinti sklandų duomenų perdavimą į atlyginimų išmokėjimo sistemą.
Kaip veikia „Begin"?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin" automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
„Begin" – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel" metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
„Begin" programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
Sutaupykite laiko automatizuojant darbo laiko apskaitos ir registracijos procesus
