Kaip viešbutis „Telegraaf“ ir restoranas „Tchaikovsky“ sutaupė beveik 14 600 eurų per metus?
„Telegraaf“ viešbutis ir restoranas „Tchaikovsky“ siūlo prabangų svetingumą ir restoraną, tiekiantį ypač aukštos kokybės Prancūzijos bei Venecijos virtuvių patiekalus.
Viešbutis ir Restoranas „Begin“ programinę įrangą pradėjo naudoti 2018 m. Įmonės patirtimi su mumis pasidalino viešbučio generalinė direktorė Rita Kaup, o mes jos pasiteiravome taip pat ir kiek finansiškai naudingas jiems buvo sprendimas įsidiegti šią sistemą.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti programinę įrangą „Begin“?
Pieš įsidiegiant Begin sistemą tiek viešbutis, tiek restoranas „Tchaikovsky“ naudojo „Excel“ darbo grafikų sudarymui ir išdirbtų darbo valandų apskaičiavimui. Pasak Ritos, jie turėjo gana geros struktūros „Excel“ lentelę – ši lentelė susumuodavo keturių mėnesių viršvalandžius ir neišdirbtas valandas, o normatyvines valandas taip pat apskaičiuodavo teisingai. Tačiau iškilo problemų dėl kitų valandų paskirstymo ir skaičiavimo (viršvalandžiai, darbas naktinėmis valandos, šventinėmis dienomis ir kt), nes Excel lentelėje to tiesiog nebuvo įmanoma paprastai padaryti.
Nors tai šiek tiek skiriasi priklausomai nuo padalinio, tačiau įprastai darbuotojai gaudavo atspausdintus darbo grafikus, o per mėnesį įvykusius pokyčius vadovai suvesdavo ir redaguodavo taip pat Excel lentelėje, prieš tai gavę informaciją iš darbuotojų, apie įvykusius pasikeitimus.
Tačiau realios darbo valandų apžvalgos nebuvo, o patiems vadovams tekdavo rankiniu būdu skaičiuoti ir paskirstyti įvairių tipų valandas, po kurių, gauti duomenys buvo perduodami buhalterei darbo užmokesčiui apskaičiuoti.
Kaip pasikeitė situacija įdiegus „Begin“ programinę įrangą?
Norėdami suprasti, kiek Begin programinė įranga padėjo Ritos įmonei sutaupyti, paprašėme jos pasidalinti su mumis keletu skaičių. Išsiaiškinome, kad įmonėje iš viso dirba 62 žmonės, o darbdavio savikaina vienam darbuotojui – 8 €/val. Taip pat pasiteiravome, kiek darbuotojai galėjo praeityje apvalinti valandas, kurias įrašydavo popieriuje patys (valandų apvalinimas ne visada pasitaikydavo piktybinis), o Rita nurodė, kad tai galėjo būti apie 7 minutės. Remdamiesi šiais skaičiais galime atlikti šiuos skaičiavimus:
Kaip rodo aukščiau pateikti skaičiai, kasmet sutaupoma beveik 14 600 eurų atsižvelgiant į sutaupomą laiką. Tačiau, be pinigų sutaupymo, Rita atkreipė dėmesį ir į kitus teigiamus „Begin“ programinės įrangos naudojimo aspektus: “Daugiausia iš „Begin“ gauname naudos būtent todėl, kad informacija gaunama tiksli ir realiu laiku. Taip pat mėnesio eigoje įvykstančius suplanuoto grafiko pokyčius kur kas lengviau valdyti - sistema lygina realias valandų registracijas su tuo, kas suplanuota darbo grafike, ir praneša apie įvykusius pasikeitimus, kas buvo kitaip, nei mes suplanavome. Be to, informaciją visada mato visi vadovai.”
Kitas pliusas, anot Ritos, yra tai, kad duomenis Begin galima peržiūrėti teisingus ir pastebėti pasikartojančius veiksnius. „Pavyzdžiui, jei žmogus kas mėnesį nuolat vėluoja 10 minučių, programinė įranga tai nurodo ir atsiranda galimybė žmogui apie tai pranešti. Jeigu pirmo darbuotojo pamaina baigiasi trečią valandą, tai antrosios pamainos darbuotojo darbo laikas turėtų prasidėti likus 10 minučių iki trečios valandos, kad užtektų laiko pamainai perduoti. Tačiau nuolatos vėluojant visada nukenčia pirmosios pamainos darbuotojas, kuris negali laiku grįžti namo. Pravartu stebėti tokius pasikartojančius vėlavimus ir kt. bei stebėti jog darbo laikas būtų kiek įmanoma efektyvesnis.
Anot Ritos, šios sutaupytos valandos, kurias anksčiau vadovai ar administracijos darbuotojai kas mėnesį skirdavo darbo valandų skaičiavimo procesams, dabar nukreipiamos į įmonę plėtojančią ir pažangesnę veiklą.
Supaprastinkite darbo laiko apskaitos procesus savo įmonėje
Kaip atsirado „Begin“?
„Begin“ buvo įkurta 2011 m., o pavadinimą Begin įtakojo Richardo Bransono knyga „Fuck it, let’s do it“. Supratus, kad pirmi žingsniai, kad tiesiog pradėti kažką daryti yra svarbiau, nei tik kalbėti apie turimasidėjas. Taip ir pradėjom! Mūsų dėmesys visada buvo skiriamas įmonėms, kuriose dirba darbuotojai, kurie gauna valandinį užmokestį, dėl ko apskaičiuoti ir vesti laiko apskaitą tampa sunkiau, bei dėl to procesas reikalauja daug daugiau laiko.
Kaip veikia Begin?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose darbo vietose (išskirta kiek laiko dirbta skirtingam restorane ar viežbutyje)/kitose vietovėse/ir kt.
Supaprastinkite darbo laiko apskaitos procesus savo įmonėje
