Kaip viešbutis „Telegraaf“ ir restoranas „Tchaikovsky“ sutaupė beveik 14 600 eurų per metus?
„Telegraaf“ viešbutis ir restoranas „Tchaikovsky“ siūlo prabangų svetingumą ir restoraną, tiekiantį ypač aukštos kokybės Prancūzijos bei Venecijos virtuvių patiekalus.
Viešbutis ir Restoranas „Begin“ programinę įrangą pradėjo naudoti 2018 m. Įmonės patirtimi su mumis pasidalino viešbučio generalinė direktorė Rita Kaup, o mes jos pasiteiravome taip pat ir kiek finansiškai naudingas jiems buvo sprendimas įsidiegti šią sistemą.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti darbo laiko apskaitos programinę įrangą „Begin“?
Prieš diegiant „Begin“ programinę įrangą, viešbutis „Telegraaf“ ir jame įsikūręs restoranas „Tchaikovsky“ naudojo „Excel“ lenteles darbo grafikams sudaryti ir darbo valandų skaičiavimui. Pasak viešbučio generalinės direktorės Ritos Kaup, nors jų „Excel“ sistema turėjo struktūrą, leidžiančią apskaičiuoti normatyvines, viršvalandžius ir neišdirbtas valandas per keturis mėnesius, ji negalėjo efektyviai tvarkyti ir paskirstyti kitų darbo valandų tipų, tokių kaip darbas naktinėmis valandomis ar šventinėmis dienomis.
Įprastai darbuotojai gaudavo atspausdintus pamaininius darbo grafikus, o bet kokie pokyčiai buvo redaguojami vadovų rankiniu būdu, naudojant „Excel“. Vadovai patys rankiniu būdu skaičiuodavo ir paskirstydavo įvairių tipų valandas, o gauti duomenys vėliau būdavo perduodami buhalterei, kuri skaičiuodavo atlyginimus. Toks procesas buvo laiko sąnaudų ir klaidų šaltinis.
Kaip pasikeitė situacija įdiegus „Begin“ darbo laiko apskaitos programinę įrangą?
Diegiant „Begin“ programinę įrangą, viešbutis ir restoranas išgyveno esminius pokyčius personalo valdymo srityje ir darbo laiko apskaitoje. „Begin“ automatiškai skaičiuoja visų tipų darbo valandas, įskaitant viršvalandžius, naktinius ir šventinius darbus, bei realiu laiku pateikia tikslias ataskaitas apie darbo valandas. Tai leido sumažinti klaidų skaičių ir pagerinti duomenų tikslumą, o tai savo ruožtu sutaupė viešbučiui ir restoranui beveik 14 600 eurų per metus.
Taip pat „Begin“ įvedė automatinius darbo grafikus, kurie yra prieinami darbuotojams realiu laiku per mobilias aplikacijas. Tai pagerino komunikaciją tarp vadovų ir darbuotojų, nes pokyčiai grafikuose yra atnaujinami akimirksniu, mažinant nesusipratimus ir konfliktus dėl darbo laikų. Tai sutaupė daug laiko, kuris anksčiau būdavo skiriamas vadovų darbui su darbo grafikais ir darbo valandų paskirstymui.
Norėdami suprasti, kiek Begin programinė įranga padėjo Ritos įmonei sutaupyti, paprašėme jos pasidalinti su mumis keletu skaičių. Išsiaiškinome, kad įmonėje iš viso dirba 62 žmonės, o darbdavio savikaina vienam darbuotojui – 8 €/val. Taip pat pasiteiravome, kiek darbuotojai galėjo praeityje apvalinti valandas, kurias įrašydavo popieriuje patys (valandų apvalinimas ne visada pasitaikydavo piktybinis), o Rita nurodė, kad tai galėjo būti apie 7 minutės. Remdamiesi šiais skaičiais galime atlikti šiuos skaičiavimus:
Kaip rodo aukščiau pateikti skaičiai, kasmet sutaupoma beveik 14 600 eurų atsižvelgiant į sutaupomą laiką. Tačiau, be pinigų sutaupymo, Rita atkreipė dėmesį ir į kitus teigiamus „Begin“ programinės įrangos naudojimo aspektus: “Daugiausia iš „Begin“ gauname naudos būtent todėl, kad informacija gaunama tiksli ir realiu laiku. Taip pat mėnesio eigoje įvykstančius suplanuoto grafiko pokyčius kur kas lengviau valdyti - sistema lygina realias valandų registracijas su tuo, kas suplanuota darbo grafike, ir praneša apie įvykusius pasikeitimus, kas buvo kitaip, nei mes suplanavome. Be to, informaciją visada mato visi vadovai.”
Kitas pliusas, anot Ritos, yra tai, kad duomenis Begin galima peržiūrėti teisingus ir pastebėti pasikartojančius veiksnius. „Pavyzdžiui, jei žmogus kas mėnesį nuolat vėluoja 10 minučių, programinė įranga tai nurodo ir atsiranda galimybė žmogui apie tai pranešti. Jeigu pirmo darbuotojo pamaina baigiasi trečią valandą, tai antrosios pamainos darbuotojo darbo laikas turėtų prasidėti likus 10 minučių iki trečios valandos, kad užtektų laiko pamainai perduoti. Tačiau nuolatos vėluojant visada nukenčia pirmosios pamainos darbuotojas, kuris negali laiku grįžti namo. Pravartu stebėti tokius pasikartojančius vėlavimus ir kt. bei stebėti jog darbo laiko apskaita būtų kiek įmanoma efektyvesnis.
Anot Ritos, šios sutaupytos valandos, kurias anksčiau vadovai ar administracijos darbuotojai kas mėnesį skirdavo darbo valandų skaičiavimo procesams, dabar nukreipiamos į įmonę plėtojančią ir pažangesnę veiklą. Naudodamas „Begin“, viešbutis gali optimizuoti personalo valdymą, taip pat užtikrinti, kad automatinis darbo grafikas būtų kuo tiksliau suderintas, mažinant vėlavimus ir neefektyvų darbą. Taip suteikiama galimybė administracijai ir vadovams skirti daugiau dėmesio strateginiam planavimui ir kitiems svarbiems projektams, vietoje kasdienio darbo grafikų pildymo ir klaidų taisymo.
Supaprastinkite darbo laiko apskaitos procesus savo įmonėje
Kaip atsirado „Begin“?
„Begin“ buvo įkurta 2011 m., o pavadinimą Begin įtakojo Richardo Bransono knyga „Fuck it, let’s do it“. Supratus, kad pirmi žingsniai, kad tiesiog pradėti kažką daryti yra svarbiau, nei tik kalbėti apie turimasidėjas. Taip ir pradėjom! Mūsų dėmesys visada buvo skiriamas įmonėms, kuriose dirba darbuotojai, kurie gauna valandinį užmokestį, dėl ko apskaičiuoti ir vesti laiko apskaitą tampa sunkiau, bei dėl to procesas reikalauja daug daugiau laiko.
Kaip veikia Begin?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose darbo vietose (išskirta kiek laiko dirbta skirtingam restorane ar viežbutyje)/kitose vietovėse/ir kt.
Supaprastinkite darbo laiko apskaitos procesus savo įmonėje
