Kaip Betonrak OÜ įmonė sutaupė apie 111 000 eurų per metus, automatizuodama laiko apskaitą?
Pagrindinė Betonrak OÜ veikla – įvairių gelžbetoninių konstrukcijų ir klojinių statyba, armatūros ir betonavimo darbai.
Betonrak OÜ pradėjo naudoti Begin programinę įrangą 2016 m. Bendrovės valdybos narys Rome Soomere papasakojo, kaip laiko matavimo procesas veikė iki „Begin“ ir kas pasikeitė įvedus naują sistemą.
Kokia situacija buvo prieš „Begin“ programinės įrangos naudojimą?
Kaip ir daugumos įmonių, „Betonrak OÜ“ vadovai taip pat naudojo darbo laiko apskaitos tabelius ir savo objektuose tvarkydavo darbo valandas bei atliekamus darbus – darbuotojai kasdien pildydavo dokumentus ir kiekvieną savaitę pateikdavo juos vadovams.
Dėl to kilo tam tikrų problemų. Visų pirma, per daug išaugo administracinė našta, o surinktos informacijos pervedimas iš popieriaus į Excel užtrukdavo be galo daug laiko.
Kita bėda buvo ta, kad nebuvo tinkamos kontrolės ar darbuotojai tikrai buvo objekte darbo laiko apskaitos žiniaraštyje nurodytu laiku. Taip pat buvo neįmanoma tinkamai stebėti didelių objektų.
Kaip viskas pasikeitė įdiegus „Begin“ programinę įrangą?
Siekdami suprasti, kiek Begin programinė įranga padėjo Betonrak OÜ sutaupyti, paprašėme Romos pasidalinti su mumis skaičiais. Sužinojome, kad įmonėje iš viso dirba 70 žmonių, o darbdavio savikaina vienam darbuotojui – 22 €/val. Taip pat ištyrėme, kiek darbuotojai galėjo apvalinti valandas praeityje (valandų apvalinimas ne visada buvo tyčinis), o Romo manymu, tai galėjo būti maždaug 15 minučių.
Remdamiesi šiais skaičiais, galime atlikti pirmąjį skaičiavimą:
(Darbuotojų skaičius x valandų apvalinimas) / 60 (valandos perskaičiuojamos į minutes) x darbo dienų skaičius x darbdavio išlaidos vienam darbuotojui x 12 (mėnesių skaičius), t.y.:
(70 x 15) /60 x 21 x 22 x 12 = 97 020 €/ per metus
Kitam paskaičiavimui pasirinkome apskaičiuoti, kiek Begin sutaupo laiko administracijos darbuotojams tvarkant darbo laiko apskaitą ir lankomumą.
Bendras darbo laikas = 20 val./mėn.
Duomenų organizavimas = 15 val./mėn
Atitinkamai, skaičiavimas atrodo taip:
(20+15) x 34 x 12= 14 280 € per metus
Susumavus viską, tai sudaro 111 300 eurų per metus.
Begin programinės įrangos dėka Betonrak OÜ išsprendė ne vieną problemą keliančią daugiau rūpesčių ar reikalaujnčią skirti laiko, o Romas įmonės patirtį apibendrino taip: „Programinė įranga Begin suteikia mums tikslią informaciją apie dirbtas valandas objektuose, kurios dėka išvengiama bet kokių nesutarimų. Be to, Begin dėka sutaupome daugiau nei 3 darbo dienas valandų, kurios anksčiau buvo skirtos duomenų pakartotiniam apdorojimui. Kažkada, kai buvome mažesni, be didelių pastangų galėjome atlikti skaičiavimus popieriuje, tačiau dabar esu 100% įsitikinęs, kad be Begin to niekaip neišsiverstume“.
Tiksli darbo laiko apžvalga
Kaip veikia Begin?
Vadovai ir administracijos darbuotojai kasdien skiria daug laiko ir energijos įvairioms iššūkiams ir problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Žinoma, daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūria su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir apskaičiuoti duomenis
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ skaitmeninę laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos nesunkiai išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikui sudaryti. Pildant tabelius popieriuje ar „Excel“, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o puslapiai, kurie buvo peržiūrėti kelis kartus, gali būti klaidingi.
„Begin“ programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, darbą šventinėmis dienomis, naktinėmis valandomis, neišdirbtas valandas ir kt.
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir kt.
Tiksli darbo laiko apžvalga
