Kaip restoranas „Rucola“ per metus sutaupė apie 34 000 eurų?
Restorano „Rucola“ vyriausiasis šefas Kaimaras Kappas su mumis pasidalino, kad prieš pradedant naudoti „Begin“ sistemą, restorano darbo laiko apskaita buvo atliekama labai neefektyviai. Kaip pagrindinę vertybę Kaimaras išskiria gerą apžvalgą ir laiko sutaupymą.
Kokia situacija buvo prieš pradedant darbo laiko apskaitos programinę įrangą „Begin“?
Kai paklausėme Kaimaro, koks buvo visas laiko apskaitos procesas jų restorane prieš įvedant „Begin“ sistemą, jis nusijuokė ir pasakė: „Visam laiko apskaitos procesui buvo 15 metų, kaip akmens amžiuje“.
Buvo daug problemų su rankiniu būdų vedama valandų informacija – laikas, kurį reikia tam skirti, klaidos, klaidingi apskaičiavimai, suapvalintos darbo valandos ir kt. Sistema atrodė taip: mėnesio pabaigoje „Excel“ buvo paruošiamas kito mėnesio darbo grafikas, atspausdinamas ir pakabinamas restorane ant sienos. Reguliariai visi darbuotojai popieriuje surašydavo savo darbo valandas, o kas savaitę buhalterė darydavo kasos aparatų ir darbo valandų suvestines, kad gautų proporcingą apžvalgą. Mėnesio pabaigoje visos darbo valandos popieriuje buvo sumuojamos ir tik tada buvo galima pradėti skaičiuoti atlyginimus. „Skaičiuojant skaičiuotuvu sugaišdavome valandų valandas, o jei kas nutikdavo, reikėdavo pradėti iš naujo“, – pridūrė Kaimaras.
Viskas pasikeitė, kai restoranas įdiegė „Begin“ sistemą. Naudodamiesi šia automatizuota programine įranga, „Rucola“ ėmė efektyviau tvarkyti darbo laiko apskaitą ir personalo valdymą. „Begin“ leido automatiškai fiksuoti darbo valandas, o mėnesio pabaigoje visos valandos buvo skaičiuojamos automatiškai, išvengiant klaidų ir neaiškumų. Tai taip pat leido šefui Kaimarui ir jo komandai gauti tikslesnius duomenis apie darbo našumą ir išlaidas.
Supaprastinkite darbo laiko apskaitos procesus savo įmonėje
Kaip pasikeitė situacija įdiegus „Begin“ darbo laiko apskaitos programinę įrangą?
Įdiegus „Begin“ programinę įrangą, restoranas „Rucola“ patyrė žymius pokyčius, ypač susijusius su darbo laiko apskaita, personalo valdymu, bei automatiniu darbo grafiko sudarymu. Kaimaras Kappas pasidalino duomenimis, rodančiais, kaip naujoji sistema padėjo restoranui sutaupyti ir pagerinti darbo efektyvumą. Sužinojome, kad įmonėje iš viso dirba 70 žmonių, o darbdavio savikaina vienam darbuotojui – 11 €/val. Taip pat pasiteiravome, kiek darbuotojai galėjo praeityje apvalinti valandas, kurias įrašydavo popieriuje patys (valandų apvalinimas ne visada pasitaikydavo piktybinis), o Kaimaras mano, kad tai galėjo būti apie 15 minučių.
Remdamiesi šiais skaičiais, galime atlikti pirmąjį skaičiavimą:
(Darbuotojų skaičius x valandų apvalinimas) / 60 (valandos perskaičiuojamos į minutes) x darbo dienų skaičius x darbuotojo atlyginimas x 6 (mėnesių skaičius), t.y.:
(35 x 15) / 60 x 30 x 11 x 12 = 34 650 EUR per metus *Darbuotojų skaičius dalinamas per pusę, nes dirba pamainomis.
Kaimaras sako: „Žmogus netyčia kartais suapvalina savo darbo valandas rašydamas jas ant popieriaus, vidutiniškai apie 15 minučių per dieną. Jei darbuotojas atvyko į darbą 8:15 neretai jie tiksliai ir neprisimena, todėl įrašo 08:00, o tikroji situacija paaiškėjo tik tada kai pradėjome naudotis „Begin“ sistema – darbuotojo valandos dabar matomos tikslios - kada atvyko ir išvyko, o ir darbuotojams nieko pildyti ar prisiminti nebereikia. Be to, buhalterės darbas šiuo klausimu tapo daug lengvesnis, nes ataskaitas galima sudaryti kiekvieną dieną, nebereikia nieko skaičiuoti. Taip pat ir aš gerai matau, kiek žmonių šiuo metu yra darbe ir kiek valandų buvo išdirbta. Be to, sistema vis dar yra žymiai greitesnė ir tikslesnė, palyginti su tuo, kaip vesdavome apskaitą anksčiau.“
Kaip veikia „Begin“ darbo laiko apskaitos programinė įranga?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose darbo vietose (išskirta kiek laiko dirbta skirtingam restorane ar viešbutyje)/kitose vietovėse/ir kt.
Supaprastinkite darbo laiko apskaitos procesus savo įmonėje
