5 priežastys kodėl verta atsisakyti senojo darbo laiko apskaitos vedimo būdo
Visiems žinoma, kad tinkamai naudojamos technologijos gali padaryti verslą efektyvesnį.
Tačiau yra daug įmonių, kurios nepatiki tokiomis sistemomis ir toliau dirba senuoju būdu.
Standartinė „Excel“ lentelė gali apsunkinti darbą tiek darbuotojams, tiek darbdaviams.
Taip, yra žmonių, kurie gerai išmano „Excel“ ir gali efektyviai juo naudotis ir vesti darbo laiko apskaitą tiek, kad ji tenkintų pagrindinius verslo poreikius, tačiau, pridėjus sudėtingas formules, jau nekalbant apie rankinį duomenų įvedimą, gali pasirodyti, kad jomis naudotis gana sudėtinga.
Todėl pateikiame 5 priežastis, kodėl ši programinė įranga galėtų būti daug efektyvesnė palyginus su senuoju būdu.
1. Darbo laiko sekimas realiuoju laiku: kodėl tradiciniai laiko apskaitos žiniaraščiai yra neefektyvūs
Darbuotojai, kurie nurodo neteisingas valandas savo naudai yra reali problema, dėl kurios įmonė per metus gali patirti ganėtinai didelį nuostolį.
Darbo laiko apskaitos tabelių problema yra ta, kad jie skatina darbuotojus įvertinti, kiek laiko jie praleido atlikdami tam tikrą užduotį, o ne leidžia stebėti laiką realiuoju laiku.
Be to, darbo laiko apskaitos žiniaraščiai negali užtikrinti, kad darbuotojas buvo tinkamoje vietoje tinkamu laiku.
Šiuolaikinės darbo laiko apskaitos žiniaraščių technologijos gali pateikti įmonei reikalingus duomenis apie įvairius procesus ir gali naudoti GPS vietovę, kad tiksliai parodytų, kur darbuotojai pradėjo ir baigė darbą. Automatinė laiko registracija užtikrina, kad darbo laikas yra fiksuojamas tiksliai ir be žmogiškųjų klaidų, mažinant klaidų mažinimą darbo laike.
2. Didelės išlaidos rankinio laiko apskaitos žiniaraščių tvarkymui
Vadovai, dažnu atveju turi daug atsakomybių, ir viena iš jų yra patvirtinti darbuotojų darbo valandas.
Dėl didelio kiekio atsakomybių, pasitaiko jog per klaidą ar skubėjimą patvirtinama neteisinga surinkta informacija, todėl darbuotojams gali būti išmokamas didesnis ar mažesnis darbo užmokestis nei priklausytų.
Pasirenkant automatizuotą suminės darbo laiko apskaitos sistemą, administratoriams nebereikia atlikti dalies rankinio darbo. Neteisinga infromacija gali būti iš karto atmesta, jei neatitinka įmonės politikos.
Atsisakius rankinio darbo, vadovams ir darbuotojams suteikiama galimybė geriau paskirstyti savo darbo valandas ir užduotis.
3. Rankinis laiko apskaitos būdas: rizika nepilnai užpildytiems žiniaraščiams
Priminti darbuotojams užpildyti laiko apskaitos tabelius gali būti daug laiko užimantis ir pasikartojantis procesas administratoriams. Užuot siunčiant laišką ar kalbant asmeniškai su darbuotoju, kad priminti, yra technologija, kuri visą darbą atlieka už jus.
Darbo procesų optimizavimas su moderniomis sistemomis gali automatizuoti šį procesą, sutaupant brangų laiką. Darbo laiko apskaitos automatizavimas pasiekė tokį lygį, kad sistemos gali arba pačios įspėti darbuotojus, kad reikia registruoti darbo laiką, arba darbo valandas registruoti visiškai automatiškai.
Supaprastinkite įmonės procesus automatizuodami darbo laiko apskaitą.
4. Rizikos neautomatizuotų laiko apskaitos žiniaraščių: laikymasis taisyklių ir klaidos
Juk „Excel“ darbo laiko apskaitos žiniaraštis – tai tik formulės ir stulpeliai.
Jie nesugeba sekti įmonės vidaus taisyklių, nesvarbu, ar tai būtų atostogos, viršvalandžiai, darbo užmokestis, ar kas nors kita.
Tinkama laiko apskaitos programinė įranga gali užtikrinti, kad surinkti duomenys/valandos atitiktų taisykles, todėl darbo laiko apskaitos žiniaraštis negali būti netyčia patvirtintas ar patvirtintas neatitikdamas taisyklių.
Jei administratorius turi tai daryti rankiniu būdu, tai yra kasdienis darbas. Leiskite automatizuotai darbo laiko apskaitos žiniaraščių programinei įrangai atlikti šį darbą už jus.
5. Automatizavimo būtinybė: rankinio laiko apskaitos žiniaraščio analizavimo trūkumai
Nors darbo laiko apskaitos žiniaraščiai gerai saugo ir apskaičiuoja duomenis, jie iš tikrųjų nežino, ką tie duomenys reiškia.
Automatinis darbo laiko apskaitos žiniaraščių analizavimas: naudodami automatizuotą darbo laiko apskaitos programinę įrangą, galite generuoti ataskaitas, kurios suteiks tikslius bei automatiškai apskaičiuotus ir išanalizuotus duomenis apie darbuotojų išdirbtas valandas, praleistą laiką prie skirtingų projektų/užsakymų/objektų ar kt. Automatiškai sugeneruotos ataskaitos sumažina darbo laiką skirtą tabelių analizaimui ir apskaičiavimui.
Santrauka
Daug laiko sąnaudų reikalaujantys ir pasenę darbo laiko apskaitos metodai turi daug trūkumų:
- reikalauja daug laiko ir finansinių išlaidų
- gali kilti teisinių problemų
- Dažnai gaunama klaidinga informacija
- rankomis atliekamas darbas, kuris vadovams užima daug laiko
Visa tai atitraukia darbuotojus nuo užduočių, kurioms atlikti jie iš tikrųjų yra pasamdyti, atlikimo.
Užuot likę praeityje, turėtume pereiti prie ateities technologijų, kurios automatizuoja daugumą procesų ir panaikina visą popierizmą. Tegul jūsų įmonė džiaugiasi tiksliai stebimu laiku!
Automatizuotas darbo laiko apskaitos žiniaraštis padeda sutaupyti ir išvengti papildomų išlaidų.
