Kaip restoranas „Grilintas Cinamonas” supaprastino atliekamą laiko apskaitą naudodami „Begin” sistemą
“Grilintas cinamonas” – tai unikalus, prie visų pamėgto fontano, Kauno laisvės alėjoje įsikūres restoranas. Su puikia komanda sukūrę aplinką tinkama kiekvieno skoniui. “Cinamonas – toks prieskonis, kuris skleidžia jaukumą, yra atpažįstamas ir bet patiekalus atskleidžia naujai. Tai nereiškia, kad visur naudosime cinamoną, tačiau ryškių, azijietiškų skonių karuselė bus tai, kas skatins nuolat atrasti kažką naujo. Angliniame grilyje kepami patiekalai ir specialiai sukurti azijietiški pagardai puikiai sujungia viską į vieną visumą“.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti darbo laiko apskaitos programinę įrangą „Begin“?
“Grilintas cinamonas” naudoja “Begin” sistemą jau kuris laikas, todėl nusprendėme gauti jų atsiliepimą, dėl sistemos teikiamos naudos. Savo patirtimi sutiko pasidalinti Vasarė.
Vasarė pasakoja: “Prieš “Begin sistemą vyr. padavėja turėdavo tabelio lapą, kuriame pildydavo darbuotojų atvykimo/išvykimo į darbą laikus. Kiekvienas darbuotojas turėdavo ateiti ir pasakyti, kada šiandien atvyko ir prieš išvykstant taip pat. Tai nėra labai patogus būdas, nes ir darbuotojai gali pamiršti, kada tiksliai atėjo ir vyr. padavėjai, pasakyti netikslų atvykimo į darbą laiką. Tai informacija gaunama, ne visada gali būti tiksli.
Kaip ir daugumoje įmonių, vedančių laiko apskaitą nenaudojant sistemos, gali pasitaikyti ne tik netikslios informacijos. Tačiau, taip pat, ne rečiau pasitaikantis faktorius yra, jog darbų įkarštyje pasimiršdavo kartais ir užpildyti tabelį, darbuotojai atvykę skubėdami pradėti darbą ir pasitikti jau ateinančius klientus tiesiog kartais neperduodavo informacijos apie savo atvykimą, ir vėliau, tekdavo skirti laiko užpildyti tai, kas praleista. Nepamirškime ir rašto netikslimų, kas pasitaiko mums kiekvienam, jeigu kažką parašome, vėliau pataisome, jau kitam žmogui, gali būti sunku net ir perskaityti, kas taip pat sukelia nepatogumą, nors ir menką.
Kaip pasikeitė situacija įdiegus „Begin“ darbo laiko apskaitos programinę įrangą?
Kalbant laiko apskaitos sistemos tema toliau, Vasarė sako, kad “Begin” tikrai naudinga jų kasdienybėje darbe, kadangi viskas apskaičiuojama minučių tikslumu, realiu laiku prisijungus į sistemą galima matyti darbuotojų atvykimo/išvykimo laikus, taip nebereikia vyr.padavėjai pildyti tabelio, bei rinkti informacijos iš darbuotojų. Labai naudinga taip pat, kad galima matyti, kas vėluoja, kas anksčiau išeina, kas išeina vėliau.
Dar pasiteiravau ir dėl “pamiršimo” prisiregistruoti įmonėje naudojamu biometriniu įrenginiu darbo laikui, kadangi tai yra visgi nauja tvarka, prie kurios darbuotojai nėra pripratę. Bet Vasarė atsakė, kad tai yra jų įmonėje nustatyta tvarka, pagal surinktus duomenis sistemoje, jie skaičiuoja atlyginimus, todėl darbuotojai yra taip pat motyvuoti registruotis atvykdami į darbą, jog jų atlyginimai būtų apskaičiuojami teisingai, ir šios tvarkos jie laikosi.
Plačiau apie laiko apskaitos sistemų teikiamas naudas galite skaityti čia: Laiko apskaitos sistemos nauda
Kaip veikia Begin?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose darbo vietose (išskirta kiek laiko dirbta skirtingam restorane ar viežbutyje)/kitose vietovėse/ir kt.
Suteikiama tiksli informacija apie išdirbtas valandas
