Metalo pramonei: kaip „FinEst-Hall Factory OÜ“ sutaupė apie 39 000 € per metus pasirinkus automatizuotą laiko apskaitą?
„FinEst-Hall“ – PVC angarų gamyba, montavimu ir priežiūra užsiimanti įmonė, savo srityje dirbanti nuo 2005 m. Neseniai jie taip pat paskelbė, kad ruošiasi kitam įmonės plėtros žingsniui ir stato 5,5 mln. Vertės naują gamyklą.
Jie pradėjo naudoti „Begin“ programinę įrangą 2017 m. Jų generalinis direktorius Jaanus Laane pasidalino su mumis savo patirtimi naudojant programinę įrangą.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti programinę įrangą „Begin“?
Prieš pradedant naudoti programinę įrangą gamybos įmonė darbo valandų skaičiavimui naudojo skirtingus būdus – nuo popierinių tabelių iki „Excel“. Popierinius darbo laiko apskaitos žiniaraščius darbuotojai pildydavo kasdien, viskas rėmėsi į pasitikėjimą.
Problema ta, kad darbuotojai dažnai pamiršdavo reikiamą dieną užsirašyti savo valandas ir po to užrašydavo netikslią informaciją, nes kaip iš tikro buvo, darbuotojai jau pamiršę. Vieno darbuotojo nurodytų valandų netikslumai gali siekti 10–15 minučių – vieni daugiau, kiti mažiau.
Kiekvieno mėnesio pabaigoje, darbuotojų supildyti tabeliai būdavo surenkami ir juos tikrindavo gamybos vadovas bei buhalterė, o tam reikėdavo skirti daug laiko atidžiai viską sutikrinti ir perskaičiuoti. Pirma, jie turėdavo įskaityti kiekvieno darbuotojo raštą, surasti ir ištaisyti jų padarytas klaidas, bei galiausiai - viską apskaičiuoti rankiniu būdu. Toks darbas užtrukdavo apie 10-16 valandų per mėnesį, priklausomai nuo to, kiek klaidų pasitaikydavo ir kiek jų reikėdavo ištaisyti.
Kai visos klaidos ištaisytos ir visa surinkta informacija apskaičiuota, visus šiuos duomenis gamybos vadovas turėdavo perkelti į “Excel” ir perduoti buhalterei, kuri savo ruožtu taip pat patikrindavo ar nėra klaidų, perskaičiuodavo ir tuomet ranka suvesdavo gautus duomenis į buhalterinę programine įrangą, o tai priklausomai nuo mėnesio užtrukdavo apie 6-8 valandas.
Kas pasikeitė nuo „Begin“ programinės įrangos naudojimo pradžios?
„Šiandien didžiausia vertybė mums yra naudojimo paprastumas, t.y., lyginant su anksčiau taikytais būdais, dabar darbuotojams darbo valandų registravimas tapo ženkliai paprastesnis. Be to, duomenų prieinamumas - šiandien viską galima nesunkiai rasti internete, naudojamoje sistemoje– nebereikia ieškoti, kas turi popierinius tabelius, prašyti juos pateikti, tikrinti ar yra reikiama informacija ir pan. Dabar viską galime matyti realiuoju laiku pačioje sistemoje“, – „Begin“ naudojimą komentavo Jaanus.
Atsisakykite popierinių laiko apskaitos žiniaraščių ir automatizuokite laiko apskaitos procesus
Kaip veikia Begin?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
Atsisakykite popierinių laiko apskaitos žiniaraščių ir automatizuokite laiko apskaitos procesus
