Kaip Ekonitas technologies UAB suvirinimo ir inžinerinių paslaugų įmonė supaprastino atliekamą laiko apskaitą naudodami “Begin” sistemą.
UAB „Ekonitas Technologies“ – tai 2017 metais įkurta bendrovė, siūlanti platų suvirinimo ir inžinerinių paslaugų įmonėms bei privatiems asmenims spektrą. Įmonė specializuojasi išorinių vamzdynų gamybos ir specializuoto suvirinimo rinkoje. Tai inovatyvių, atsakingų ir aukštą kvalifikaciją turinčių specialistų komanda – įmonėje dirbantys atestuoti vadovai bei specialistai užsakovams teikia optimalius energetinių bei pramoninių technologijų sprendimus nuo idėjos iki projekto įgyvendinimo. Projektų direktorius Povilas Šedys dalinasi su mumis savo patirtimi.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti darbo laiko apskaitos programinę įrangą „Begin“?
Povilas Šedys pabrėžia, kad prieš pradedant naudoti programinę įrangą „Begin“, įmonė susidurdavo su sudėtinga darbo laiko apskaita naudojant popierinius tabelius. Ši sistema reikalavo didelių pastangų, ypač kai įmonės projektai vyksta visoje Lietuvoje ir užsienyje. Dažnai informacija pasimesdavo arba būdavo pildoma pakartotinai, o tai sukeldavo nemažai painiavos.
Norėdami išspręsti šias problemas, „Ekonitas Technologies“ nusprendė įdiegti „Begin“ – automatinio darbo grafiko sistemą, kuri ne tik padėjo organizuoti darbo grafikus, bet ir optimizavo personalo valdymą. „Begin“ sistema automatiškai registruoja darbuotojų darbo valandas, taip pat leidžia greitai ir efektyviai sudaryti darbo grafikus. Tai suteikė galimybę vadovams ir administratoriams lengvai sekti ir valdyti darbuotojų darbo laiką realiuoju laiku, sumažinant administracinio darbo krūvį ir klaidų tikimybę.
Šių pokyčių dėka, „Ekonitas Technologies“ ne tik padidino savo operacinį efektyvumą, bet ir pagerino darbuotojų pasitenkinimą, nes jiems nebūtina susidurti su buvusiomis biurokratinėmis kliūtimis. Dabar, naudojantis „Begin“ sistema, darbo laiko apskaita yra tiksli, greita ir nereikalauja papildomų pastangų, o tai leidžia komandai susikoncentruoti į pagrindines veiklas ir projektų plėtojimą.
Kaip viskas pasikeitė įdiegus „Begin“ darbo laiko apskaitos programinę įrangą?
Povilas Šedys su humoru pastebi, kad „Begin“ pirmiausia padėjo sutaupyti popieriaus. Nebereikia surinkinėti ir pristatyti tabelių. Patikrinimas, nors ir neišnyko, tapo paprastesnis ir greitesnis. Ypač naudinga, kad, jei darbuotojas pamiršo „paleisti ar sustabdyti“ laiką, sistemai paprasta palyginti su kitų darbuotojų įrašais.
Be to, naudojant „Begin“ sistemą pastebėjau, kad patys darbuotojai aktyviau kreipiasi, jei jų darbo laiko apskaita nėra fiksuojama. Nebesusiduriame su situacijomis, kai atėjus metui skaičiuoti atlyginimus paaiškėja, kad kai kurie tabeliai pasimetę, ar nėra nurodytos reikiamos informacijos, dėl ko tenka ieškoti atsakymų kalbant su skirtingais darbuotojais.
Su „Begin” gaunama tiksli informacijai apie objektus, kuriuose dirbo darbuotojai, sistema leidžia apskaičiuoti, kiek laiko užtruko kiekvienas projektas ir kiek darbo valandų praleido visi darbuotojai. Tai supaprastina sąnaudų skaičiavimus ir padeda efektyviau tvarkyti personalo valdymą
Kaip vieną iš daugelio privalumų Povilas Šedys pamini ir nuotraukų įkėlimo funkciją. Dabar įmonė gauna darbuotojų atliktų ar atliekamų darbų nuotraukas, kurias gali rasti visada vienoje vietoje, bei taip stebėti darbuotojų veiklą darbo metu.
„Begin“ taip pat palengvina automatinių darbo grafikų sudarymą. Anksčiau, naudojant popierinius žiniaraščius ar „Excel“, grafikų planavimas galėjo užtrukti kelias valandas ir klaidos būdavo dažnos. Tačiau naudojant šią programinę įrangą, darbo grafikai yra kuriami automatiškai, o klaidų tikimybė yra žymiai sumažėjusi.
Kaip veikia „Begin“ darbo laiko apskaitos programinė įranga?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
Sutaupykite laiko pakeisdami popierinius darbo laiko apskaitos žiniaraščius į programinę įrangą
