Kaip Ekonitas technologies UAB suvirinimo ir inžinerinių paslaugų įmonė supaprastino atliekamą laiko apskaitą naudodami “Begin” sistemą.
UAB EKOnitas Technologies – tai 2017 metais įkurta bendrovė, siūlanti platų suvirinimo ir inžinerinių paslaugų įmonėms bei privatiems asmenims spektrą. Įmonė specializuojasi išorinių vamzdynų gamybos ir specializuoto suvirinimo rinkoje. Tai inovatyvių, atsakingų ir aukštą kvalifikaciją turinčių specialistų komanda – įmonėje dirbantys atestuoti vadovai bei specialistai užsakovams teikia optimalius energetinių bei pramoninių technologijų sprendimus nuo idėjos iki projekto įgyvendinimo. Projektų direktorius Povilas Šedys dalinasi su mumis savo patirtimi.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti programinę įrangą „Begin“?
Iš esmės turbūt kaip ir kitose rangos įmonėse, UAB „Ekonitas technologies“ naudojo popierinius tabelius ir vėliau rankiniu būdu skaičiuodavo darbuotojų dirbtą laiką.
Pirmiausia, reikia atspausdinti daugybę popierinių tabelių, kuriuos tekdavo išdalinti. Darbuotojams užpildžius surinkti, problematiška, kai dirbi visoje Lietuvoje ar Užsienyje.
Neretai pasimesdavo bei pasitaikydavo, jog darbuotojai informaciją turėdavo supildyti pakartotinai. Pildant tabelius ne visuomet gali pasakyti ar darbo laikas faktinis. Dažniausi klausimai mėnesio pradžioje „kur tabeliai?“, „Trūksta šių.. Kur?“
Išsprendus šias galvos skausmą keliančias problemas, tabelius tuomet reikėdavo sutikrinti bei žinoma, pasitaikydavo, jog nepavyksta įskaityti darbuotojo rašto, dėl ko reikėdavo tikslintis su darbuotojais dėl jų nurodytos informacijos. Kas vėlgi atima laiką. Administratorė trukdavo pora dienų iššifruoti ir suskaičiuoti dirbtą laiką.
Kaip viskas pasikeitė įdiegus „Begin“ programinę įrangą?
Povilas juokiasi: “Begin pirmiausia padeda sutaupyti popieriaus”. Nebereikia surinkinėti tabelių, bei pristatyti jų. Patikrinimas niekur nedingo, tačiau tapo paprastesnis ir greitesnis. Jei darbuotojas pamiršo „paleisti ar sustabdyti“ laiką paprasta palyginti su kitų darbuotojų.
Taip pat naudojant sistemą pastebėjau, kad patys darbuotojais kreipiasi, kai nėra fiksuojamas laikas. Nebesusiduriame su situacijomis, kai atėjus metui skaičiuoti atlyginimus paaiškėja, kad kai kurie tabeliai pasimetę, ar nėra nurodytos reikiamos informacijos, dėl ko tenka ieškoti atsakymų kalbant su skirtingais darbuotojais.
Su “BEGIN” gaunama tiksli informacijai apie objektus, kuriuose dirbo darbuotojai, sistema apskaičiuoja kiek užtruko objektas, kiek darbo valandų visi darbuotojai praleido dirbdami kiekviename iš jų, taip supaprastinant sąnaudų skaičiavimus.
Kaip vieną iš daugelio privalumų Povilas Šedys pamini ir nuotraukų įkėlimo funkciją. Dabar įmonė gauna darbuotojų atliktų ar atliekamų darbų nuotraukas, kurias gali rasti visada vienoje vietoje, bei taip stebėti darbuotojų veiklą darbo metu.
Kaip veikia Begin?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
Sutaupykite laiko pakeisdami popierinius darbo laiko apskaitos žiniaraščius į programinę įrangą
