Kaip AS Dagöplast gamybos įmonė supaprastino atliekamą laiko apskaitą.
Dagöplast AS yra polietileno plėvelių gamintojas, kuris yra įsipareigojęs naudoti aplinkai nekenksmingus gamybos metodus ir produktus, todėl didelį dėmesį skiria kompostuojamoms, biologiškai skaidžioms ir perdirbamoms medžiagoms. „Begin“ programinę įrangą įmonė pradėjo naudoti 2016 m., o įmonės atstovė Maiu Toomemäe dalijasi su mumis savo patirtimi.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti programinę įrangą „Begin“?
Labai panašiai kaip ir kitos įmonės, Dagöplast anksčiau naudojo popierinius tabelius ir Excel metodus darbo valandų skaičiavimui. Darbo grafikai būdavo suplanuojami Excel programa, po to sutikrinami su realiais darbo laikais gautais iš surinktų darbo laiko apskaitos popierinių tabelių. Einamieji pakeitimai/pataisymai (kažkas susirgo, paprašė atostogų, viršvalandžiai ir pan.) buvo rankiniu būdu įrašomi į tabelius bei vėliau perkeliami į excel ir pataisomi pagal anksčiau suplanuotus darbus ir kt. Patys darbuotojai jokių pakeitimų popieriuje neatlikdavo.
„Pataisymus patvirtindavo ir perrašydavo skyriaus vedėjas. Tačiau dažniausiai, kalbant apie darbo valandas, būdavo įrašomas pamainos laikas (8 val. arba 12 val.) plius prie to pridedami viršvalandžiai, kuriuos teigia dirbęs darbuotojas, bet ar žmogus iš tikrųjų visą tą laiką dirbo, ar viršvalandžiai buvo pateisinami - nežinoma, viskas buvo pagrįsta pasitikėjimu“, – sakė Maiu.
Kadangi įmonė turi ne vieną gamybos pastatą, būdavo naudojami ir atskiri darbo laiko apskaitos žiniaraščiai. Naujo mėnesio pradžioje praėjusio mėnesio tabeliai pasiekdavo personalo vadovą, kuris šiuos lapus turėdavo rankiniu sutikrinti bei suvesti į Excel. Iš ten informacija būdavo perduodama buhalterijos skyriui.
Sutaupykite laiko pakeisdami popierinius darbo laiko apskaitos žiniaraščius į programinę įrangą
Kas pasikeitė nuo „Begin“ programinės įrangos naudojimo pradžios?
PPagrindinės priežastys, dėl kurių buvo ieškoma darbo laiko apskaitos programinės įrangos, buvo noras sutrumpinti tabelių skaičiavimams ir sutikrinimams skiriamą laiką, tiksliau apžvelgti darbuotojų darbo valandas (turėti tikslią informaciją pradžios ir pabaigos laiko, viršvalandžių ir kt.) bei noras greičiau ir patogiau gauti informaciją. „Begin“ programinė įranga padėjo užpildyti visus šiuos reikalavimus.
Pasak įmonės, didžiausias laimėjimas – sutaupytas darbo laikas. Anksčiau duomenų apdorojimas užtrukdavo daug laiko, nes buvo daug rankinio darbo. Tačiau dabar visa informacija yra vienoje vietoje ir iškart pasiekiama vadovams bei skirtingiems padaliniams.
„Tikrai atkreipčiau dėmesį į informacijos tikslumą – jei anksčiau neturėjome realios informacijos, ar žmogus apskritai atėjo į darbą, tai dabar iš karto turime apžvalgą. Taip pat gauname informaciją apie vėluojančius, į darbą neatvykusius, ir anskčiau išvykstančius darbuotojus – programinė įranga turi visą informaciją. Jei anksčiau per mėnesį būdavo apie 300 valandų viršvalandžių, tai dabar perpus sumažėjo iki maždaug 100 viršvalandžių per mėnesį“, – teigiamą patirtį apibendrino Maiu.
Galimas finansinis sutaupymas gamybos sektoriui naudojant „Begin“ programinę įrangą Taip pat, naudojant “Begin” programinę įrangą, sutaupomas ne tik laikas, bet ir lėšos.
Norėdami suprasti, kiek Begin programinė įranga gali sutaupyti tiek personalo, tiek administratoriaus darbo laiko, atlikime kelis paprastus skaičiavimus.
Kaip veikia Begin?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas.
Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
Sutaupykite laiko pakeisdami popierinius darbo laiko apskaitos žiniaraščius į programinę įrangą
