Medienos pramonei: Kaip Liistuvabrik OÜ per metus sutaupė apie 81 000 eurų?
Liistuvabrik OÜ yra Estijoje įsikūrusi įmonė, kurios pagrindinė veikla – profilinių apdailos juostelių gamyba, o tikslas – pasiūlyti klientams platų asortimentą, geriausią kokybę ir aptarnavimą.
„Begin“ programinę įrangą įmonė pradėjo naudoti jau 2014 metais. Savo patirtimi su mumis pasidalino Liistuvabrik OÜ personalo vadovė Aia Sinilaht.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti programinę įrangą „Begin“?
Prieš pradedant naudoti programinę įrangą „Begin“, Liistuvabrik OÜ darbo valandų skaičiavimui naudojo mėnesinį žiniaraštį, kuris kiekvieno mėnesio pradžioje buvo kabinamas ant sienos ir kurį darbuotojai turėjo pildyti kasdien. Anot Liistuvabrik OÜ personalo vadovės Aia Sinilaht, šis metodas užėmė labai daug laiko, o darbo laikas niekaip nebuvo kontroliuojamas.
Pagrindinė Liistuvabrik OÜ problema buvo ta, kad darbininkai apvalindavo darbo valandas savo naudai; net jei tai nebuvo daroma iš piktos valios.
Ne visada buvo galima suprasti, kas surašyta tuose lapuose, ir tuomet tekdavo susisiekti su atitinkamu asmeniu ir išsiaiškinti, kas tiksliai parašyta popieriaus lape. Po to visą popieriuje esančią informaciją reikėjo suvesti į Excel lentelę, o kadangi Exceliui visko suskaičiuoti nepavyko, teko dalį duomenų perskaičiuoti rankiniu būdu.
Galiausiai reikėjo perduoti paskaičiuotas darbo valandas buhalterei, kuri visus skaičius rankiniu būdu suvesdavo į darbo užmokesčio apskaičiavimo programinę įrangą.
Kokia yra situacija po to, kai buvo pradėta naudoti „Begin“ programinė įranga?
Siekdami suprasti, kiek „Begin“ programinė įranga buvo naudinga Liistuvabrik OÜ, paprašėme, kad Aia pasidalintų su mumis kai kuriais skaičiais. Sužinojome, kad įmonėje iš viso dirba 130 žmonių, o darbdavio sąnaudos vienam darbuotojui yra 9,40 €/val. Taip pat pasidomėjome, kiek darbuotojai galėjo apvalinti valandas savo naudai (darbo valandų apvalinimas nebuvo visada piktybinis); Aia mano, kad tai galėjo būti apie 15 minučių.
Remiantis šiais skaičiais, galima atlikti pirmąjį skaičiavimą:
(Darbuotojų skaičius x valandų apvalinimas) / 60 (valandos perskaičiuojamos į minutes) x darbo dienų skaičius x darbuotojo atlyginimas x 12 (mėnesių skaičius), t.y.:
(130 x 15) /60 x 21 x 9.40 x 12 = 76 986 €/ per metus
Atlikdami kitą skaičiavimą, pažvelgėme į tai, kiek „Begin“ padeda sutaupyti administratoriaus darbo laiko tvarkant darbo laiko apskaitos žiniaraščius.
Rankiniu būdu atliekamas darbo valandų apskaičiavimas Excel lentelėse = 3 val./mėn.Mėnesinio žiniaraščio skaitmeninimas = 12 val./mėn.Duomenų importas į darbo užmokesčio programinę įrangą = 6 val./mėn.
Atitinkamai, skaičiavimas yra tokie:
(3+12+6) x 16.2 x 12= 4082 €/per metus
Skaičiai rodo, kad per metus Liistuvabrik OÜ sutaupo 81 068 eurus.
„„Begin“ pagerino visą darbuotojo kontrolės sistemą ir labai palengvino procesus nuo darbo laiko iki darbo užmokesčio apskaitos. Matau, kada darbuotojas ateina į darbą ir kada išeina, o kadangi pas mus galioja gana griežtos taisyklės, tai darbuotojai nebevėluoja į savo pamainą“, – teigiamą patirtį apibendrino Liistuvabrik OÜ personalo vadovė Aia Sinilaht.
Žiniaraščiai
Vadovai ir aukščiausio lygio vadovai kasdien skiria daug laiko ir energijos įvairioms problemoms spręsti. Tačiau prie šių problemų tikrai neturėtų priklausyti darbo laiko apskaitos žiniaraščių vedimas popieriuje.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susiduria su šiais trūkumais:
- duomenų perspausdinimas ir perskaičiavimas
- neįskaitomas raštas
- sugadinti arba pamesti žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų apskaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ skaitmeninę darbo laiko apskaitos programinę įrangą, šios problemos liks praeityje.
Darbo laiko grafikai
„Begin“ – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikui sudaryti. Naudojant popieriaus lapus ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali trukti valandų valandas, o žiniaraščiuose, kurie buvo peržiūrimi kelis kartus, gali įsivelti klaidos.
„Begin“ programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, neišdirbtas valandas, standartines valandas ir valstybines šventes.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų suminės darbo laiko apskaitos ataskaitą. Tai yra viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir kt.
Pakeiskite popierių ir Excelį automatizuodami savo darbo laiko apskaitos procesus.
