Viskas, ką reikia žinoti apie darbo laiko apskaitos žiniaraštį
Šiandien išlaidos, susijusios su verslu, yra didelės, o įmonės ieško būdų, kaip šias išlaidas kuo daugiau sumažinti.
Vienas iš sprendimų yra perkelti darbo laiko apskaitą iš popierinio žiniaraščio į skaitmeninį sprendimą. Tai padeda išlaikyti įmonės konkurencingumą ir įvairiais būdais mažinti bendro pobūdžio išlaidas.
Naudojant tinkamo tipo suminės darbo laiko apskaitos programinę įrangą, galima patogiai susumuoti valandas ir gauti tikslią informaciją apie darbuotojų laiką.
Koks yra darbo laiko apskaitos žiniaraščio tikslas?
Darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra skirtas:
- Darbo užmokesčio apskaita
- Personalo valdymas
- Buhalterinė apskaita
Darbo laiko apskaitos žiniaraštis veikia kaip duomenų bazė, kurioje yra reikalinga informacija, kad darbdaviai galėtų teisingai mokėti darbuotojams darbo užmokestį. Kilus ginčui, jis yra atlikto darbo įrodymu. Žinant, kiek laiko komanda atlieka tam tikras užduotis, yra paprasčiau paruošti kainų pasiūlymus klientams ir patobulinti savo darbo organizavimą. Darbuotojai taip pat mato savo darbo laiko apskaitą.
Patarimai, ką padaryti jog darbuotojas laiku užpildytų darbo laiko apskaitos žiniaraštį
1. Darbo laiko apskaitos žiniaraščiai turi būti kuo paprastesni
Darbo laiko apskaitos žiniaraščių pildymas neturėtų trukti ilgiau nei 5-10 minučių. Jei sistema užima per daug laiko, darbuotojai gali nusivilti, o įmonė prarasti produktyvumą.
Jei darbuotojas savo darbo valandų apskaitai naudoja sistemą, kuri užima 30 minučių ar daugiau, jis gali nusivilti, o įmonė prarasti daug laiko, kurį būtų buvę galima geriau skirti kitai veiklai.
2. Darbo laiko apskaitos žiniaraščių pateikimas turi būti kuo paprastesnis
Daugelis įmonių naudoja sudėtingus ar varginančius darbo laiko apskaitos procesus.
Supaprastinkite arba automatizuokite juos ir žmonės savo darbo valandas pateiks laiku žinodami, kad tai yra lengvas ir greitas procesas.
3. Paaiškinkite darbuotojams, kodėl svarbu laiku pateikti darbo laiko apskaitos žiniaraščius
Paaiškinkite, kaip bus naudojami su darbo laiko apskaita susiję duomenys ir kokią naudą tai teikia visiems. Laiku pateiktos ataskaitos padeda pagreitinti apskaitos ciklą, padidinti finansų srautus ir įgyvendinti daugiau projektų.
Automatizuotas darbo laiko apskaitos žiniaraštis leidžia apsisaugoti nuo didelių išlaidų
4. Automatizuokite darbo laiko apskaitos žiniaraščius
**Likviduokite kuo daugiau rankiniu būdu atliekamų procesų.**Tai sutaupo laiko ir sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę.
Tai sutaupo daugybę valandų su darbo laiko apskaitos žiniaraščiu susijusio administracinio darbo ir padeda sumažinti žmogiškųjų klaidų atsiradimą.
Darbo laiko apskaitos procesų automatizavimas padeda darbuotojams padaryti darbo laiko apskaitos žiniaraščius labiau prieinamus, o tai sukuria skaidrumą visoje įmonėje.
5. Nebauskite žmonių už sąžiningumą
Užuot bausdami už nesėkmes, naudokite informaciją kaip galimybę nustatyti problemos šaltinį ir ją išspręsti. Taip darbuotojai jausis saugiau ir bus atviresni.
6. Venkite premijų ir bausmių sistemos
Bausmių ir premijų sistema gali sukelti nepasitikėjimą tarp vadovų ir darbuotojų. Supaprastinkite procesą, informuokite apie priežastis ir privalumus, kad darbuotojai suprastų, kodėl tai svarbu.
Tradicinio darbo laiko apskaitos žiniaraščio trūkumai
Popierinis darbo laiko apskaitos žiniaraštis ilgą laiką buvo naudingas, tačiau dabar jis nebėra pats geriausias sprendimas. Šiandien verslas vystosi greitai, todėl reikia modernių sprendimų.
Teisingas darbo laiko apskaičiavimo metodas gali gerokai pakeisti kasdienę įmonės veiklą ir sutaupyti daug laiko Jums ir Jūsų darbuotojams.
Problemos, kurios iškyla pildant popierinę lentelę, yra gana panašios: darbo valandos surašomos atsitiktine eilės tvarka, pamirštama laiku pateikti duomenis, darbo laikas nėra skaidrus.
Tai gana dažni reiškiniai, kai yra naudojami pasenę metodai. Laimei, yra įvairių būdų ir technologijų, kaip supaprastinti visą procesą.
Kokia yra darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo tvarka?
Darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymo tvarka yra svarbus procesas, siekiant užtikrinti teisingą darbo užmokestį ir efektyvų darbo valandų stebėjimą. Pildant darbo laiko apskaitos žiniaraštį, būtina įrašyti visus darbuotojo darbo laikotarpius, įskaitant darbo pradžią ir pabaigą, pertraukų laiką, viršvalandžius ir ne darbo laiką (ligos, atostogos). Žiniaraštį reikia pildyti kiekvieną darbo dieną, o savaitės ar mėnesio pabaigoje jis turi būti patvirtintas atsakingo asmens. Automatizavus šį procesą naudojant programinę įrangą, galima sumažinti klaidų tikimybę ir administracinį darbo krūvį.
Kodėl reikia registruoti darbo laiką?
Net ir efektyviai veikiančios įmonės gali švaistyti laiką. Naujos sistemos padeda nustatyti, kur laikas gali būti naudojamas efektyviau, ir pagerinti darbo efektyvumą.
Kokių technologinių priemonių dėka galima paspartinti darbo laiko apskaitos žiniaraščio pildymą?
Technologinės priemonės darbo laiko apskaitos žiniaraščiui
1. Excel
Universali darbo priemonė, kuri yra beveik visuose kompiuteriuose. Leidžia susikurti skirtingas lenteles, kurias galima pritaikyti pagal konkrečios įmonės pageidavimus.
- Greitas būdas tvarkyti duomenis
- Daug funkcijų
- Kartais sunku naudoti
- Vienu metu informaciją į sistemą gali įvesti tik vienas asmuo
2. Google Sheets
Debesyje laikoma sistema, kurioje galima sukurti dokumentą ir pasidalinti juo su darbuotojais. Nemokama, tačiau kartais lėta ir su ribotomis galimybėmis.
3. Programinis sprendimas žiūrėti ČIA
Šiuolaikinės laiko stebėjimo programinės įrangos, tokios kaip „Begin“, leidžia vesti darbo laiko apskaitą įvairiais būdais ir yra patogios naudoti. Daug funkcijų, tinka mobilioms įmonėms, tačiau gali būti sudėtinga naudoti mobiliuosiuose įrenginiuose ir labiau tinka mažoms ir vidutinio dydžio įmonėms.
- Daug funkcijų
- Tinka mobilioms įmonėms
- Internete veikianti programa nėra tokia patogi naudoti mobiliuose įrenginiuose
- Labiau tinka mažoms ir vidutinio dydžio įmonėms
Kaip sukurti laiko apskaičiavimo lentelę su „Excel“?
Atidarykite „Excel“: Paleiskite naują „Excel“ dokumentą.
Sukurkite stulpelius: Sukurkite šiuos stulpelius: darbuotojo vardas, darbo diena, darbo pradžia, darbo pabaiga, 3- pertraukos laikas, bendras darbo valandų skaičius, pastabos.
Įveskite duomenis: Užpildykite atitinkamus duomenis kiekvienam darbuotojui.
Naudokite formules: Naudokite formules, pvz., =C2-B2-D2, kad automatiškai apskaičiuotumėte bendras darbo valandas.
Patikrinkite duomenis: Užtikrinkite, kad visi duomenys būtų teisingai įvesti ir formulės veiktų tinkamai.
Atsisiųskite darbo laiko apskaitos žiniaraščio “Excel” pavyzdį
Išvados
Įmonės yra skirtingos, todėl ir informacija, kuri renkama apie darbo laiką, yra skirtinga. Google ar Excel gali būti paprastas sprendimas, tačiau norint gauti konkretesnę ir tikslesnę informaciją, reikėtų naudoti specialų sprendimą. Bendri darbo įrankiai nepateikia detalios ir išsamios informacijos, kuri gali būti reikalinga efektyviam darbo laiko valdymui.
Automatizuotas darbo laiko apskaitos žiniaraštis leidžia apsisaugoti nuo didelių išlaidų
