Ar darbo laiko apskaitos vedimo būdo pakeitimas padės jūsų įmonei?
Kas yra darbo laiko apskaita?
Darbo laiko apskaita – tai išdirbtų valandų skaičiavimas ir dokumentavimas. Įmonės taip pat gali naudoti technologiją darbo efektyvumui ir darbuotojų našumui matuoti. Naudodama įvairias sistemas, įmonė gali surinkti tikslią informaciją ir ja remdamasi priimti sprendimus. Štai keletas žinomiausių darbo laiko apskaitos vedimo būdų:
- Popierius: dirbtos valandos registruojamos/surašomos popieriuje ir perduodamos duomenis asakingiems asmenims (vadovams).
- Tikriausiai tai paprasčiausias darbo laiko apskaitos būdas, tačiau surinkta informacija ne visada gali būti tiksli.
- „Excel“ yra lankstus sprendimas. Darbuotojai savo darbo valandas įrašo į excel lentelę ir nebesirūpina tolimesne eiga. Nors šis sprendimas reikalauja didelio darbo indėlio, lenteles lengva pildyti.
- Programinė įranga: technologijos nuolat tobulėja ir sugalvojama vis naujų būdų, kaip palengvinti įmonių kasdienybę bei darbą. Darbo laiko registravimo programinė įranga, pavyzdžiui, „Begin“, leidžia darbuotojams realiuoju laiku fiksuoti savo valandas naudojant įvairius registravimo metodus, o duomenys iš karto perduodami į programinę įrangą, iš kurios mėnesio pabaigoje galima paimti ataskaitą apie tą mėnesį darbuotojų dirbtas valandas, jų išdirbtus viršvalandžius, darbą šventinėmis dienomis ir kt. Daugiau nebereikia nerimauti dėl perduodamų duomenų tikslumo, tačiau darbuotojai gali manyti, kad pažeidžiamas jų privatumas.
Darbo laiko registravimo iššūkiai
Didžiausias iššūkis paprastai būna rasti tinkamą sprendimą, atitinkantį įmonės poreikius, nes kiekviena įmonė nori apskaičiuoti skirtingus dalykus.
Dauguma įmonių nori, kad darbuotojai registruotų, kada jie atvyko ir išvyko iš darbo, tačiau kai kurios nori fiksuoti, kiek laiko darbuotojai praleido prie skirtingų projektų, darbų ar užsakymų, jog galėtų apskaičiuoti efektyvumą ar tikslią savikainą.
Žinoma, norima jog ir darbuotojams pasirinkta sistema supaprastintų darbo valandų registravimą.
Be abejo, reikia, kad darbuotojai būtų patenkinti pasirinkta darbo laiko registravimo sistema. Daugelio produktų trūkumas yra tas, kad jais naudotis per sunku. Jei sistema darbuotojams atrodo sudėtinga, tai gali sukelti didelį pasipriešinimą ir sistema nebus naudojama.
Tas pats atsitinka ir valdant įvairius projektus: jei valandos apskaičiuojamos netiksliai, negalima susumuoti išlaidų ir nežinoma tiksli projekto savikaina, todėl ir teisingas pelnas negali būti apskaičiuotas.
Sumaištis taip pat gali turėti įtakos darbo užmokesčiui, todėl žmonėms gali būti neteisingai mokama už tai, ką jie daro.
Jie taip pat nežino, ar projektuose sugaištas laikas viršijo sutartą laiką.
Automatizuotas darbo laiko apskaita padeda sutaupyti
Darbo laiko skaičiavimas
Darbo laiko apskaitos tabeliu vedimas ir tvarkymas yra svarbus bet kuriai įmonei.
Darbuotojai yra svarbus verslo sėkmės veiksnys, todėl svarbu žinoti, ir stebėti jų darbo laiką bei lankomumą.
Stebėdamos lankomumą, įmonės gali nustatyti, kurie darbuotojai atvyksta anksčiau, laiku ar (nuolat) vėluoja. Paprastai sugeneruojamos ataskaitos gali padėti nustatyti, kuris darbuotojas neretai atvyksta į darbą nelaiku arba išvyksta per anksti. Šią informaciją galima panaudoti sprendžiant, kurie darbuotojai yra tinkamiausi įmonei; kurie atvyksta laiku ir yra pasirengę atlikti savo užduotis, kad darbas būtų atliktas efektyviai.
Išsami darbo laiko sekimo programinė įranga gali padidinti našumą ir pelną.
Įmonės, neturinčios darbo laiko apžvalgos, nežino, ar jų nustatyti tikslai įgyvendinami taip, kaip planuota. Skaitmeninis darbo laiko stebėjimas daugelyje įmonių yra nenaudojamas, nes jos daugiau dėmesio skiria verslo tikslams.
Taip gali būti dėl to, kad ne visada apsvarstoma plačiau, kaip programinė įranga gali prisidėti prie sėkmingo verslo tikslų.
1. Darbo laiko registracijos būdai
Labiausiai paplitusi darbo laiko registravimo priemonė yra biometrinis terminalas. Įrenginys fiksuoja dirbtas valandas, o gauta informacija naudojama atlyginimų skaičiavimui.
Automatizuota darbo laiko apskaita daugiausia naudojama sektoriuose, kuriuose taikomas valandinis darbo užmokestis ir įmonėse bei sektoriuose kurie nori gauti informaciją realiu laiku, bei tiksliai žinoti kada į darbą atvyksta ir išvyksta darbuotojai.
Kita vertus, darbo laiko apskaita gali apsaugoti ir darbuotojus, ir jų vadovus. Registravimas gali nuraminti darbuotojus, kad nekils nesklandumų ar nesutarimų dėl išdirbtų valandų, bei bus apskaičiuoti teisingai viršvalandžiai, už kuriuos jiems bus apmokėta.
Registravimas neabejotinai sutauoys laiko vadovams ir administracijos darbuotojams, kad jie galėtų sutelkti dėmesį į didesnę pridėtinę vertę kuriantį darbą.
2. Produktyvumo matavimas
Padidinti darbo našumą darbo vietoje gali būti didelis iššūkis. 2013 m. atlikta apklausa parodė, kad 70 % Estijos darbuotojų neturi motyvacijos dirbti.
Pagrindinės priežastys, dėl kurių darbuotojai negali susikaupti darbui, yra šios:
- Mobilieji telefonai
- Asmeniniai el. laiškai
- Socialiniai tinklai
Dėl susidomėjimo stokos produktyvumas dažnai gali būti žemas arba vidutinis.
Įmonės nori, jog darbuotojai atliktų jiems pavestas užduotis efektyviai. Darbuotojų produktyvumo matavimas leidžia susidaryti tikslų vaizdą apie tai, kaip efektyviai dirba esami darbuotojai atlikdami jiems paskirtus darbus.
Pateikiame keturis paprastus būdus, kaip padidinti darbuotojų produktyvumą:
- Paskirti dirbti prie skirtingų procesų ir (arba) projektų
- Motyvuoti darbuotojus ir apdovanoti juos už pasiektus rezultatus
- Mokyti darbuotojus
- Suteikti darbuotojams daugiau atsakomybės
Biometrinė darbo laiko apskaitos programinė įranga
Biometrinė darbo laiko apskaitos programinė įranga – tai programinė įranga susieta su sistema, kuri leidžia darbuotojams fiksuoti, kada buvo pradėtas ir baigtas darbas.
Įmonės gali sukonfigūruoti programinę įrangą taip, kad būtų atsižvelgta į įvairius veiksnius ir būtų galima geriau analizuoti:
- Skyriai
- Pietų pertraukos
- Skirtingi valandų tipai
- Valandų apskaita pagal projektą/objektą ar darbo tipą
- Darbo grafikų valdymas ir planavimas
Darbuotojams, kurie savo darbo laiką fiksuoja biometriniame terminale, nereikia nerimauti dėl privatumo politikos pažeidimų:
Paprastai sistema nesaugo asmens piršto ar veido atspaudo, bet pagal konkrečias piršto atspaudo savybes generuoja dvejetainį kodą ir perduoda jį programinei įrangai. Ir automatiškai sugeneruotas kodas priskiriamas darbuotojui ranka sistemoje, taip terminalas atpažįsta darbuotoją.
Kodėl verta naudoti biometrinę darbo laiko ir lankomumo programinę įrangą?
Priešingai nei kiti pirštų atspaudų įrenginiai, biometriniai įrenginiai yra saugesni ir nereikalauja turėti ar naudoti jokios kortelės ar lusto, tačiau, jei reikia, tokia galimybė yra.
Šiandien pirštų atspaudai tampa vis populiaresni dėl daugybės jų privalumų.
Kadangi biometriniai terminalai atpažįsta asmens piršto atspaudą, akies rainelės tam tikrus taškus ar kt, ir šie duomenys priskiriami sistemoje tam tikram darbuotojui, darbuotojai negali fiksuoti vieni kitų darbo laiko. T.y darbuotojas negalės priregistruoti savo kolegos.
Kaip pateikti duomenys naudojami valdymo sprendimams priimti?
Darbuotojų pateikti duomenys padeda veiksmingai valdyti darbo išteklius ir užtikrinti ataskaitų tikslumą.
Programinė įranga surenka ir apskaičiuoja duomenis apie lankomumą, laiką praleistą prie skirtingų užsakymų/projektų/objektų ar darbų.
Ataskaitiniai duomenys leidžia vadovams priimti ekonomiškai efektyvius sprendimus ir nustatyti geriausią darbo jėgos optimizavimo praktiką, apskaičiuoti darbuotojų efektyvumą ar projekto savikainą.
Be to, vadovai gauna naudingų duomenų, reikalingų analizuojant dirbtas valandas, tvirtinant atostogų prašymus, prognozuojant ir sudarant darbo grafikus. Išsamios duomenų ataskaitos ir analizė pagerina darbo jėgos valdymo sprendimus.
Ar darbo laiko apskaitos programinė įranga reikalinga jūsų įmonėje?
Estijoje atliktoje anoniminėje apklausoje 80 % darbuotojų teigė, kad jų darbo laikas suapvalinamas jiems naudingu būdu.
Dėl darbo laiko apskaitos sistemų, kurios remiasi senais popieriniais dokumentais, „Excel“ lentelėmis ar mėnesio pabaigos priminimais, kasmet gali būti prarandama daugybė valandų ir tūkstančiai eurų.
Taikant modernias personalo valdymo sistemas, galima efektyviai stebėti darbo laiką, užtikrinant žmogiškųjų išteklių valdymo skaidrumą. Personalo valdymo sistemos įdiegimas yra reikšmingas žingsnis siekiant optimizuoti darbo valandų apskaitą ir sumažinti klaidų tikimybę.
Pasirinkus naujausias technologijas suminei darbo laiko apskaitai vesti, galima sutrumpinti gautos informacijos apdorojimo laiką, palengvinti rankinio duomenų suvedimo į kitas sistemas naštą ir užtikrinti įmonės darbuotojų ir vadovų ramybę, nes automatiškai pasirūpinama visais darbo užmokesčio ir valandinio darbo užmokesčio nuostatais.
Be to, daugelis organizacijų pastebi, kad šių sprendimų diegimas yra tik vienas žingsnis kelyje į efektyvesnį darbo jėgos valdymą ir geresnį klientų aptarnavimą.
Automatizuotas darbo laiko apskaita padeda sutaupyti
