Darbo laiko registracijos ir apskaitos sistemos integravimas su atlyginimų išmokėjimo sistemomis: ką svarbu žinoti Lietuvos įmonėms
Darbo laiko apskaita yra vienas svarbiausių procesų kiekvienoje įmonėje. Nuo jos tiesiogiai priklauso ne tik darbuotojų atlyginimų skaičiavimas, bet ir pasitikėjimas tarp darbuotojų, buhalterijos, personalo ir vadovų. Lietuvos rinkoje vis dar dažnai matome situaciją, kai darbo laiko duomenys yra renkami atskiroje sistemoje ar netgi popieriniu būdu, o į apskaitą perkeliama rankiniu būdu. Tai sukuria papildomą darbą, klaidas ir įtampą atlyginimų skaičiavimo metu.
Būtent todėl darbo laiko sekimo, bei apskaitos informacijos integracija su atlyginimų apskaičiavimo ir išmokėjimo sistema šiandien tampa ne prabanga, o būtinybe.
Kodėl darbo laiko apskaitos integracija su apskaitos sistema yra tokia svarbi?
Darbo laiko duomenys yra pagrindas visam atlyginimų skaičiavimo procesui. Tai nėra tik bendras dirbtų valandų skaičius. Lietuvos darbo kodeksas aiškiai apibrėžia skirtingas darbo laiko kategorijas – viršvalandžius, naktinį darbą, darbą poilsio ir švenčių dienomis, prastovas. Jei šie duomenys nėra tiksliai apskaičiuoti ir tinkamai perduoti į apskaitos sistemą, atsiranda klaidų rizika ir papildomas darbas buhalterijai.
Kai darbo laiko apskaitos sistema nėra integruota su apskaita, duomenys dažniausiai keliauja rankiniu būdu arba per Excel ar darbo laiko tabelius. Kuo daugiau darbuotojų, tuo šis procesas tampa sudėtingesnis ir sunkiau kontroliuojamas. Praktikoje tai reiškia, kad buhalterija kiekvieną mėnesį praleidžia nemažai laiko tikrindam, koreguodama ir derindama duomenis, o vadovai neturi realaus vaizdo, kiek iš tikrųjų kainuoja darbo laikas.
Tokiose situacijose dažniausiai pasitaiko:
- Netiksliai apskaičiuoti viršvalandžiai ar šventinės dienos
- Skirtingi skaičiai skirtinguose failuose
- Papildomos korekcijos jau po atlyginimų išmokėjimo
Visa tai kainuoja laiką, nervus ir pinigus įmonei.
Kokie darbo laiko apskaitos duomenys turi pasiekti apskaitos sistemą ir kaip tai praktiškai atrodo?
Kad atlyginimų skaičiavimas būtų sklandus, apskaitos sistema turi gauti jau paruoštus ir apdorotus darbo laiko duomenis. Tai reiškia, kad darbo laiko apskaitos sistema turi automatiškai atskirti standartines darbo valandas nuo viršvalandžių, naktinio darbo ar darbo švenčių dienomis.
Kai šis skaičiavimas atliekamas automatiškai, buhalterija gali dirbti su patikimais duomenimis, o ne tikrinti kiekvieną eilutę rankiniu būdu.
Lietuvos įmonėse labai dažnai naudojamas sprendimas – darbo laiko duomenų perdavimas per struktūrizuotus failus ar tabelius. Svarbiausia čia ne pats failas, o tai, kad jis būtų sugeneruotas pagal apskaitos sistemos reikalavimus.
Būtent taip veikia ir Begin. Sistema automatiškai paruošia darbo laiko apskaitos duomenis, kuriuos galima tiesiogiai importuoti į apskaitos sistemą, pavyzdžiui, Rivilę. Tai leidžia išvengti papildomo rankinio darbo ir užtikrina, kad apskaitoje naudojami tie patys skaičiai, kurie matomi darbo laiko apskaitoje.
Įmonėms, kurios turi sudėtingesnius procesus ar vidines sistemas, Begin taip pat siūlo API integracijos galimybes. Tai leidžia darbo laiko apskaitos duomenis automatiškai perduoti į apskaitos, atlyginimų ar kitas vidines sistemas be failų importo. API sprendimas ypač tinka didesnėms organizacijoms, siekiančioms pilnai automatizuoto duomenų srauto.
Kaip Begin padeda Lietuvos įmonėms supaprastinti apskaitą?
Begin yra darbo laiko registracijos ir apskaitos sistema, sukurta atsižvelgiant į Lietuvos rinkos poreikius ir teisės aktus. Ji ne tik renka faktinių darbo valandų duomenis, bet ir automatiškai juos apskaičiuoja taip, kad jie būtų tinkami perkelti į atlyginimų išmokėjimo sistemas.
Naudojant Begin:
- Darbo laiko apskaita tampa skaidri ir patikima, bei atitinkanti realybę
- Buhalterija gauna paruoštus duomenis apskaitos sistemoms
- Sumažėja klaidų ir korekcijų skaičius, bei laikas praleistas prie šių procesų
Pavyzdys: darbo laiko duomenų integracija su Rivilės apskaitos sistema
Begin leidžia sugeneruoti struktūrizuotą darbo laiko failą, pritaikytą importui į Rivilę. Tai reiškia, kad darbo laiko tabelio duomenys gali būti perkelti į apskaitos sistemą per minutę ir be papildomo rankinio skaičiavimo.
Laikas atsinaujinti darbo laiko apskaitos procesus
Jei šiandien jūsų įmonėje darbo laiko apskaitos procesai vis dar reikalauja daug rankinio darbo, verta įvertinti ar jau ne atėjo laikas atsinaujinti. Begin integracija su atlyginimų išmokėjimo sistemomis leidžia ne tik sutaupyti laiko, bet ir sukurti aiškų, skaidrų ir patikimą procesą visiems – nuo darbuotojo iki buhalterio.
Begin padeda Lietuvos įmonėms pereiti nuo sudėtingų tabelių prie automatizuoto ir su apskaita suderinto darbo laiko valdymo.
Automatizuokite įmonės darbo laiko apskaitą.
