Kaip įmonė „UAB Engineer“ automatizavo savo darbo laiko apskaitą?
Įmonė UAB “Engineer” jau beveik 30 metų teikia pastatų inžinerinių tinklų projektavimo ir montavimo paslaugas. Konsultuoja ir padeda optimaliai valdyti investicijas į pastatų inžinerinių tinklų įrengimą.
Specializuojasi:
- Konsultuojant dėl projektinių sprendimų optimizavimo.
- Lauko ir vidaus elektros ir ryšių tinkluose.
- Apsauginėse signalizacijose, praėjimo kontrolėje.
- Priešgaisrinėje signalizacijoje ir automatikoje.
Įmonė jau yra pastačiusi virš 200.000 kv.m. komercinės paskirties pastatų ir 2500 gyvenamųjų butų.
Kaip darėte laiko apskaitą prieš pradedant naudotis “Begin”?
Prieš pradedant naudotis Begin sistemą UAB Engineer darbuotojų darbo valandų informaciją rinkdavo rankinių būdu. Įmonė būdavo svarbu turėti ne vien kiekvieno darbuotojo darbo valandas, bet ir apskaičiuoti kiek darbo valandų būdavo skirtą kiekvienam projektui. Prie kiekvieno iš jų dirbdavo inžinieriai, projektuotojai ir montuotojai. Projekto vadovas rankinių būdu žymėdavosi laiką kada kiekvienas darbuotojas atvyko ir išvyko iš objekto arba šią informaciją iš jų susirinkdavo ir tada ją diferencijuodavo pagal skirtingas veiklas.
Surinkus visą reikalingą informaciją ji būdavo perduodama kitiems darbuotojams kurie turėdavo šią informaciją perkelti į skaitmenine erdvę. Įmonės atstovas Ignas teigia, “kadangi informacijos kiekis buvo ne mažas, o jos pobūdis ne pats paprasčiausias jos perkėlimas į excel tikrai užtrukdavo nemažai” taip pat įvardina, kad pasitaikydavo ir klaidų todėl pilnai šia informacija negalėdavo pilnai pasitikėti.
Kuo pasikeitė šios informacijos rinkimas, kai pradėjote naudotis Begin?
Įmonės atstovas Ignas teigia jog pradėjus naudotis “Begin” sistema viskas pasikeitė pakankamai kardinaliai. Kaip teigiamą pokytį visų pirmą įvardina patogumą darbuotojams. Mėnesio eigoje nebeliko poreikių rinkti popierinius tabelius ir į juos vesti pagrindinę informacija - kiek, kur ir ką jie dirbdavo, taip pat dingo probleminės situacijos kai darbuotojai šią informaciją pameta ar kitaip praranda. Kaip antra ir turbūt svarbiausia pokytį įvardija galimybę turėti ir disponuoti tikslia ir lengvai prieinama informacija. Prieš tai surenkama informacija nebuvo pakankamai tiksli daryti įvairiems apskaičiavimams - darbo našumo, pasiskirstymo ar kitų rodiklių.
Dabar ši informacija yra tiksli ir lengvai pasiekiama, bet kuriam iš vadovų ir reikalingos ataskaitos gali būti sugeneruotos per keletą sekundžių. Na ir paskutinis pokytis kuris buvo pastebėtas tai buvo laiko resursai, įmonė pastebėjo veiklas kuriose buvo prarandamas nemažas kiekis darbo valandų, bei taip pat ir begales jų sugebėjo sutaupyti atsisakius rankinio darbo laiko informacijos rinkimo jos skaitmenizavimo ir sistematizavimo. Ignas įvardina, kad kiekvienas procesas susijęs su “Begin” teikiamomis paslaugomis dabar daromas bent jau du kartus greičiau, nei prieš tai.
Kaip veikia „Begin“ darbo laiko apskaitos programinė įranga?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas. Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
Sutaupykite laiko automatizuojant darbo laiko apskaitos ir registracijos procesus
