Darbo grafikų sudarymas: praktiniai patarimai ir dažniausios klaidos
Darbo grafiko sudarymas praktikoje dažnai tampa viena sudėtingiausių vadovo ar personalo specialisto užduočių. Net ir žinant teisines ribas, realybėje tenka derinti skirtingus darbuotojų poreikius, užtikrinti nenutrūkstamą veiklą ir išvengti pervargimo.
Šiame straipsnyje nesikartosime apie Darbo kodekso teoriją, o susitelksime į praktinius darbo grafikų planavimo principus, kurie padeda dirbti sklandžiau ir išvengti kasdienių problemų.
Kodėl geri darbo grafikai yra svarbūs?
Tvarkingai sudarytas darbo grafikas:
- sumažina chaosą ir paskutinės minutės pakeitimus,
- padeda išvengti darbuotojų perdegimo,
- mažina konfliktus ir nepasitenkinimą,
- leidžia tiksliau planuoti darbo laiką ir kaštus.
Prastas grafikas dažniausiai reiškia nuolatinius skambučius, keitimus, viršvalandžius ir klaidas tabeliuose.
Į ką svarbiausia atkreipti dėmesį planuojant darbo grafikus?
Planuojant darbo grafikus, vien tik „užpildyti pamainas" neužtenka. Grafikas turi būti ne tik patogus darbdaviui, bet ir realiai įgyvendinamas kasdienėje veikloje.
Praktikoje planuojant darbo grafikus dažniausiai svarbu įvertinti žemiau išvardintus aspektus.
Darbo krūvio pasiskirstymas
Svarbu matyti ne tik vienos savaitės ar mėnesio vaizdą, bet ir bendrą darbo krūvį ilgesniu laikotarpiu. Netolygiai paskirstytos pamainos dažnai lemia pervargimą, didesnį neatvykimų skaičių ir darbuotojų kaitą.
Grafiko stabilumas
Kuo dažniau keičiamas grafikas, tuo daugiau chaoso atsiranda kasdienėje veikloje. Darbuotojai sunkiau planuoja laiką, o vadovams tenka spręsti paskutinės minutės problemas. Stabilus grafikas sumažina ne tik stresą, bet ir klaidų skaičių.
Reali situacija, o ne „idealus planas"
Grafikas turi atitikti realybę - darbuotojų skaičių, kompetencijas, sezoniškumą, neatvykimus. Jei grafikas sudaromas „idealiam scenarijui", bet neatsižvelgiama į ligas, atostogas ar personalo trūkumą, jis greitai tampa nebeaktualus.
Grafiko ir faktiškai dirbto laiko atitikimas
Viena dažniausių problemų - kai suplanuotas grafikas nesutampa su faktiškai dirbtu laiku. Tokiais atvejais darbo laiko apskaita tampa sudėtinga, atsiranda klaidų tabeliuose ir ginčų dėl darbo užmokesčio.
Dažniausios darbo grafikų sudarymo klaidos
Praktikoje dažniausiai pasitaiko šios klaidos:
- grafikai sudaromi per trumpam laikotarpiui;
- per dažni ir neargumentuoti pakeitimai;
- neatsižvelgiama į darbuotojų poilsį ilguoju laikotarpiu;
- grafikai nėra susieti su realia darbo laiko apskaita;
- naudojami Excel ar popieriniai grafikai, kurių niekas nebeatnaujina.
Ilgainiui tai sukuria nepasitikėjimą ir papildomą administracinę naštą.
Supaprastinkite pamainų ir darbo laiko apskaitą su Begin
Kaip darbo grafikus palengvina skaitmeniniai įrankiai?
Naudojant skaitmeninius sprendimus:
- visi darbuotojai mato vieną aktualią grafiko versiją;
- pakeitimai fiksuojami automatiškai;
- grafikai susiejami su faktiškai dirbtu laiku;
- sumažėja rankinio darbo ir klaidų.
Tai ypač svarbu įmonėms, kuriose dirbama pamainomis arba dažnai keičiasi darbo laikai.
Ką svarbu prisiminti?
Darbo grafikas - tai ne tik formalumas, bet ir kasdienio darbo organizavimo pagrindas. Kuo aiškesnis ir skaidresnis grafikas, tuo mažiau problemų kyla vėliau.
Geras grafikas - tas, kuris veikia realybėje, o ne tik dokumentuose.
Kaip „Begin" padeda planuoti darbo grafikus praktiškai
Su „Begin" darbo grafikai tampa aiškūs, praktiški ir lengvai valdomi kasdienėje veikloje.
Darbuotojams
- darbuotojai gali matyti savo darbo grafikus telefone bet kuriuo metu;
- jei reikia, darbo grafikus galima lengvai atsispausdinti ir naudoti darbo vietoje;
- visi pakeitimai matomi iš karto - nebereikia skambučių ar žinučių;
- aiškus grafikas padeda darbuotojams planuoti asmeninį laiką ir sumažina nesusipratimus.
Vadovams ir administracijai
- vadovai aiškiai mato, kiek darbo valandų suplanuota kiekvienam darbuotojui;
- galima įvertinti, kiek tikėtina susidarys viršvalandžių dar planavimo etape;
- lengviau paskirstyti darbo krūvį ir išvengti per didelio apkrovimo;
- darbo grafikai susiejami su faktiškai dirbtu laiku, todėl sumažėja klaidų tabeliuose.
Papildomi patogumai
- „Begin" leidžia importuoti darbuotojų nedarbingumo (ligos) laikotarpius iš „Sodros", todėl grafikai automatiškai atnaujinami;
- ligos, atostogos ir kiti neatvykimai matomi vienoje vietoje;
- mažiau rankinio darbo ir mažesnė rizika pamiršti svarbią informaciją.
Visa tai padeda planuoti darbo grafikus ne „iš akies", o remiantis realiais duomenimis.
„Begin" leidžia ne tik sudaryti darbo grafikus, bet ir matyti, kaip jie veiks realybėje - dar prieš prasidedant darbo mėnesiui.
Skaitykite taip pat: Norminių darbo valandų apskaita Lietuvoje | Pamaininis darbas Lietuvoje
Supaprastinkite pamainų ir darbo laiko apskaitą su Begin
