Keturi darbo grafikų planavimo sprendimai
Darbo grafikų planavimas ir valdymas
Kompleksinis darbo grafikų planavimas ir valdymo iššūkiai
Pirmos į galvą ateinančios mintys – visa tai taip sudėtinga, ir atima daug laiko.
Kadangi sudarant darbo grafiką reikia atsižvelgti į daugybę įvairių veiksnių, šio proceso negalima labai palengvinti nei planuojant popieriuje, nei „Excel“ programoje. Deja, šie du metodai vis dar labai dažnai naudojami. Čia į pagalbą gali ateiti personalo valdymo sistemos, kurios yra sukurtos būtent tokio pobūdžio uždaviniams spręsti, tokiu būdu pagerinant žmogiškųjų išteklių valdymą.
Kas apsunkina šį procesą? Planuojant reikia atsižvelgti į Darbo sutarčių įstatymo reikalavimus, asmens darbo krūvį, normuotas valandas ir kt.
Kai kas mėnesį tenka susidurti su neplanuotais įvykiais, tokiais kaip liga, neatvykimas į darbą ar net netikėta komandiruotė, todėl ir atrodo, kad visą tai suvaldyti gana sunku. Modernios personalo valdymo sistemos suteikia galimybę efektyviai valdyti šias situacijas, taip pat siūlo įvairius personalo sprendimus, padedančius optimizuoti darbo procesus. Apžvelgsime keturias šiandien siūlomas darbo grafikų sudarymo galimybes ir pabrėšime jų privalumus bei trūkumus.
1. Tradicinis planavimas: Popieriniai darbo grafikai
Didelis pliusas yra tai, kad darbo grafikus galima planuoti bet kokiomis sąlygomis – nereikia interneto ar kompiuterio.
Be to, darbuotojai gali greitai ir lengvai patys pasižymėti norimas pamainas ir negalėjimus atvykti į darbą. Pastarasis variantas iš tikrųjų turi keletą didelių trūkumų. Tokiu būdu planuojant, pamainų tabelis gali tapti sunkiai suprantamas dėl skirtingo darbuotojų rašto ar sistemizuoto planavimo nebūvimo.
Dažnai kas nors sutepliojama, keičiamos pamainos arba reikalinga informacija pažymima ne toje vietoje. Net jei viskas darbo grafike surašyta, atlikus pakeitimus vis tiek tenka peržiūrėti visą informaciją ir ją sutikrinti, bei prireikus - vėl koreguoti.
Reikia palyginti standartines mėnesio valandas su planuotomis valandomis ir nustatyti, ar nebuvo viršvalandžių arba neišdirbtų valandų. Dažnai reikia susumuoti viršvalandžius arba neišdirbtas valandas dar per tam tikrą laikotarpį.
Kuriant darbo grafikus, planavimas yra lengvesnė proceso dalis, o jų administravimas ir yra tas sunkioji dalis.
2. Darbo grafikai „Excel“ lentelėje
Palyginti su pipierinio tabelio planavimu, „Excel“ lentelės privalumas yra tas, kad žinant ir suprantant, kaip ji veikia, galima daug labiau automatizuoti ir organizuoti darbą.
Ši programa taip pat leidžia lengvai sukurti pamaininius darbo grafikus, kurie gali būti naudingi gamyboje ar paslaugų sektoriuje.
Tačiau taip yra tada, kai žinoma, kaip panaudoti atinkamas formules. Neturint šių įgūdžių, darbas su „Excel“ taip pat užima daug laiko ir yra sunkus. Excel lentelėse suplanuotų pamainų ir neatvykimų į darbą neįmanoma palyginti automatiškai, reikia atlikti sutikrinimus patiems.
Pavyzdžiui, mėnesio normos valandas, švenčių dienas ir savaitgalius turi įvesti ir į juos atsižvelgti pats naudotojas – automatinio apskaičiavimo nėra.
Dažnai pasitaikanti„Excel“ problema yra ta, kad jei kas nors į skaičiavimus ar formules įvedama neteisingai, visas skaičiavimas tampa neteisingas ir, norint aptikti klaidą, reikia skirti daug laiko jog surasti klaidą.
Greičiau planuokite ir valdykite savo darbo grafikus!
3. „Google Sheets“ kaip lanksti alternatyva „Excel“
Programos veikimo principas labai panašus į „Excel“. Didžiausias skirtumas tarp šių dviejų sprendimų yra tas, kad „Google Sheets“ programoje darbuotojai patys turi galimybę daryti dokumento pakeitimus, o kadangi tai yra internetinis sprendimas, visa informacija iš karto prieinama kitiems, kuriems dokumentas buvo perduotas. Darbo grafiko šablonas „Google Sheets“ aplinkoje gali būti lengvai pritaikytas įmonės poreikiams ir prieinamas visiems darbuotojams realiu laiku. Kartu dokumento autorius gali nustatyti apribojimus, ką ir kokia apimtimi galima keisti ar papildyti. Taip galima užkirsti kelią tam, kad kas nors per klaidą pakeistų skaičiavimus ar formules. „Google Sheets“ yra tarsi patobulinta „Excel“.
Be to, „Google Sheets“ lengvai pritaikoma kuriant slenkančius darbo grafikus, leidžiančius darbuotojams ir vadovams lanksčiai keisti darbo laiką.
4. Darbo laiko apskaitos programinė įranga
Vis dažniau norima išbandyti sprendimus, kuriuose didelė dalis skaičiavimų jau yra atlikta ir automatinis darbo grafikas yra įdiegtas, kad palengvintų darbo laiko grafiko kūrėjo užduotį.
Tokia programinė įranga leidžia lengvai kurti lanksčius darbo grafikus, kurie gali būti naudingi tiek darbuotojams, tiek įmonės vadovybei, nes suteikia daugiau laisvės planuojant darbą.
Didžiausias viso to trūkumas yra tas, kad naujos sistemos mokymasis reikalauja šiek tiek laiko.
Dažnai žmonės nepasirengę žengti šio žingsnio, todėl šiandien daug darbo laiko grafikų vis dar sudaroma „Excel“ programa.
Suminės darbo laiko apskaitos programinė įranga gali padėti įveikti popierinių variantų ar „Excel“ trūkumus. Nes apskaičiavimai bus atlikti už jus, taip pat sistema planuojant gali skaičiuoti ir suminę laiko apskaitą nurodyti normos valandas atsižvelgiant į darbuotojo etatą, apskaičiuoti galimus viršvalandžius, trūkstamas valandas ir kt.
Greičiau planuokite ir valdykite savo darbo grafikus!
