Kaip statybų įmonė „UAB Kijora“ per metus sutaupė apie 1 900 eurų?
Statybų veikla užsiimanti įmonė “UAB Kijora” savo veiklą jau vykdo daugiau nei 10 metų. Pagrinde darbuojasi Švedijoje ir specializuojasi: vandentiekio, suvirinimo, vamzdynų montavimo, metalo apdirbimo ir kitus montavimo sferose. Nors ir per tokią ilgametę patirtį yra sukaupė begalę žinių ir sertifikatų įmonės tikslas yra niekada nesustoti tobulėti.
Kokia situacija buvo prieš pradedant naudoti darbo laiko apskaitos programinę įrangą „Begin“?
Įmonėje “Kijora” iki pradedant naudotis “Begin” sistema darbo laiko apskaitos žymėjimo ir informacijos rinkimo procesas buvo itin ilgas ir komplikuotas. Buvo įprasta kiekvienam darbuotojui savo darbo valandas žymėtis ant lapo, vėliau surinkus visos savaitės lapelius jie būdavo perduodami vadovams. Šiems asmenims gavus žiniaraščius juos reikėdavo sutikrinti, fotografuoti ir tada persiųsti buhalterijai, toks procesas buvo kartodamas kiekvieną savaitę. Apskaitos darbuotojams gavus informaciją ji tik tada būdavo pradedama sisteminti - vesti į “Microsoft Excel” programą ir skaičiuoti atlyginimus. Visas šis procesas administracijai ir vadovams bendrai užtrukdavo apie dvi dienas kiekvieną mėnesį, bei sukeldavo daug streso dėl aukštos klaidų tikimybės.
Kaip viskas pasikeitė įdiegus „Begin“ darbo laiko apskaitos programinę įrangą?
Dabar lapus skirtus valandoms žymėti pakeitė mobili aplikacija (vien taip sutaupant apie 1 000 eurų per metus). Kiekvienas darbuotojas savo darbo laiką pasižymi “Begin” programėlėje. Buvo pastebėta, kad darbuotojai dabar daug tiksliau pasižymi laiką, bei jie patys teigia, kad tai daryti dabar daug paprasčiau nei buvo prieš tai. Administracijos darbuotojams, atėjus savaitės galui iš sistemos “ištraukiama” ataskaita su visomis pradirbtomis valandos ir ji persiunčiama atsakingam asmeniui patvirtinti. Gavus patvirtinimą jie turi galutinį rezultatą - susistemintus, bei patvirtintus darbo laiko apskaitos duomenis. O procesas kuris anksčiau užtruko dvi dienas į mėnesį dabar trunka iki valandos. Taip pat supaprastėjo ir grafikų sudarymo procesas, kadangi viską galima atlikti vienoje - “Begin” sistemoje.
Kaip veikia „Begin“ darbo laiko apskaitos programinė įranga?
Vadovai kasdien skiria daug laiko įvairioms problemoms spręsti. Tačiau šios problemos tikrai neturi apimti popierinių darbo laiko apskaitos žiniaraščių.
Daugelis įmonių, dirbdamos su popieriniais darbo laiko apskaitos žiniaraščiais, susidūrė su šiais trūkumais:
- rankiniu būdu pakartotinai įvesti ir suskaičiuoti duomenys
- neįskaitoma rašysena
- sugadinti ar prarasti darbo laiko apskaitos žiniaraščiai
- sudėtingas darbo valandų skaičiavimas
Tačiau naudojant „Begin“ automatizuotą laiko matavimo programinę įrangą, šios problemos yra išsprendžiamos.
Darbo grafikai
Begin – tai programinė įranga, skirta darbo laikui skaičiuoti ir darbo grafikams sudaryti. Naudojant popierinį ir „Excel“ metodą, grafikų planavimas gali užtrukti kelias valandas, o klaidų pasitaikymas gali būti labai dažnas. Begin programinė įranga apsaugo nuo klaidų ir, be to, automatiškai apskaičiuoja viršvalandžius, nepilnai išdirbtas valandas, darbą šventinėmis dienomis, laiką praleistą prie skirtingų projektų/objektų/darbų, taip pat programa turi ir suminę laiko apskaitą.
Ataskaitos
Be tiksliai apskaičiuotų darbo valandų, programinė įranga leidžia greitai ir skaidriai pateikti mėnesinę darbuotojų darbo ataskaitą. Tai taip pat viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl darbuotojai greitai pradeda pasitikėti ataskaitomis. Ataskaitoje pateikiami tikslūs duomenys apie darbo valandas, viršvalandžius ir darbą skirtinguose objektuose/vietovėse/ir kt.
Sutaupykite laiko automatizuojant darbo laiko apskaitos ir registracijos procesus
